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SharePoint Online の容量はどれくらいか|使用している容量の確認方法など紹介します

使用できる SharePoint Online の容量がどのくらいあるのか、気になる人も多いのではないでしょうか。SharePoint Online は基本容量 1TB にくわえ、契約人数によって容量が変わります。この記事では、SharePoint の容量の目安、そして容量の確認方法を解説します。ぜひ、SharePoint を利用するときの参考にしてくだい。

SharePoint Online とは何か

SharePoint Online とは、Microsoft が提供するクラウドサービスです。Microsoft 365(Office 365)にも内包されているもので、連携して使用できます。ファイルを共有し、複数人で管理したり、リストとしてデータを保管したりといった機能があります。

ファイルやドキュメントの保管や共有が可能

SharePoint Online 上で、ファイルやドキュメントを保管し、それを複数人で共有できます。ファイルの閲覧だけでなく、複数人が同時にファイルの更新や削除、追加などの作業も可能です。そのため、業務の効率化にもつながり、コミュニケーションを円滑に進められます。

SharePoint Online を導入すれば、パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまな端末でアクセスでき、移動中にもファイルの確認や編集ができます。ドキュメントライブラリでは、ドキュメントや画像を共有でき、書類の保管も可能です。

その他にもポータルサイト作成機能などがある

SharePoint Online には、ポータルサイト作成機能があり、社内だけではなく、社外に向けてのポータルサイトも作成可能です。SharePoint Online ではさまざまなテンプレートが用意されています。そのため、専門知識がなくても簡単にポータルサイトを作成できます。

また、テンプレートをもとに、チームごとにポータルサイトを作れます。このように、ポータルサイト作成機能を活用することで、手軽にチームサイトの構築が可能です。

その他、ワークフロー機能、掲示板機能など、チームで仕事をするときに便利な機能も備わっています。

SharePoint Online サービスを利用する方法

SharePoint Online のサービスを利用する方法は、以下の2パターンです。どのような方法か解説します。

Microsoft 365(Office 365)に内包

先ほども解説しましたが、SharePoint Online は Microsoft 365(Office 365)に内包されているサービスです。そのため、単体で購入する以外にも、Microsoft 365(Office 365)を契約することでも使えます。ただ、Microsoft 365(Office 365)のプランによっては、SharePoint が使えないものもあるため、契約前にはよく確認しておきましょう。

SharePoint Online のみの単独契約も可能

Microsoft 365(Office 365)を契約せず、SharePoint Online だけの契約も可能です。すでに Office を使用している人であれば、Microsoft 365(Office 365)を契約する必要がないことも多くあります。
単独契約には、中小企業向けのプラン1、大企業向けのプラン2があります。それぞれ搭載している機能が違うため、自社に合ったものを選びましょう。

SharePoint Online の容量

SharePoint Online の容量は契約しているユーザーの数に応じて決まります。基本容量 1TB にくわえて、契約人数に 10GB かけたものを追加した容量が上限です。つまり、以下の計算になります。

・容量 = 基本容量 1TB +(ユーザー数に応じた追加容量 10GB × ユーザー数)

これは追加容量がアップした後のもので、2018年7月以前の追加容量は0.5GB でした。これ以上の容量が必要になったときは、追加購入もできます。

SharePoint Online の容量の確認方法

SharePoint Online の容量には上限があります。容量にどのくらい余裕があるのか、確認する方法を解説します。

記憶域メトリックス

SharePoint Online の容量は記憶域メトリックスで確認できます。記憶域メトリックスとは、SharePoint でどのくらい容量を使用したのかを把握するためのものです。全体の使用状況だけではなく、それぞれのファイルにどのくらいの容量が使われているのかが表示されます。そのため、一目で各ファイルのデータ使用量が把握可能です。

記憶域メトリックスを確認するためには、ページ右上部分にある歯車の設定マークから「サイトの設定」をクリックしてください。そこから、「サイトコレクションの管理」→「記憶域メトリックス」をクリックしましょう。

すると、それぞれのファイルやフォルダの容量が表示されます。大きいデータ量のファイルがあった場合は、一度目を通し、無駄なファイルは削除するといいでしょう。

ゴミ箱に入っている分も容量に影響するので注意

SharePoint Online では削除したデータはゴミ箱に保管されます。このゴミ箱内のデータも容量に影響しているため注意が必要です。

「設定」→「サイトコンテンツ」から右上部分の「ごみ箱」をクリックすれば、ごみ箱内のデータを見られます。そこから、削除したいデータを選択し、「選択したアイテムの削除」ボタンをクリックすることで、ゴミ箱内のデータを削除できます。

2020年7月1日、新機能により容量も増加

2020年7月1日、米 Microsoft は、多数のアップデートを加えると発表しました。容量にも変更があり、OneDrive と SharePoint にアップロードできるファイルサイズの上限を 15GB から 100GB に引き上げました。

容量が引き上げられたことにより、メディアファイルや 3D コンテンツといった大きなファイルを共有したいときも、スムーズに行えるようになっています。今後もアップデートにより、容量が増加する可能性があります。ほかにも、新機能として、SharePoint などで共有しているファイルのショートカットを個人の OneDrive 上に追加できる機能が搭載されています。

まとめ

SharePoint Online の容量は「1TB+10GB×ユーザー数」になり、契約人数によって変わります。2020年7月のアップデート時のように、今後も容量の上限は大きくなるかもしれません。 SharePoint の機能を最大限活かすためには、 SBテクノロジーが提供する SaaS 型のオールインワンテンプレートサービス「OnePortal Modern」がおすすめです。専門知識がなくても自社に合った社内ポータルが構築可能です。

チャットボットなどの多彩な Web パーツも用意されています。アクセス解析機能により、だれが、いつ、どのページに、どれくらいアクセスしたのかを分析し、KPI を策定、運用できます。ぜひ、ご活用ください。