ワークフローとは、業務の流れのことを意味します。業務の効率化を目指すには、ワークフローの見直しが必要となります。この記事では、ワークフローの基本とともに、ワークフローシステムを導入するメリットや注意点を解説します。また、システムの選び方についても触れるので、業務効率化のためにぜひ役立ててください。
ワークフローとは？
ワークフローとは、企業で行われる業務の一連の流れの事をいい、作業内容と手順が図式化されたものです。具体的には、各種申請書類、出張費の請求、報告書の提出などのワークフローがあります。各部署の上長による承認・押印が必要となり、決済完了までには、多くの手間と時間が必要となることが多いです。これらのワークフローを効率化するために、ワークフローシステムを導入する企業が増えています。
ワークフローシステムの基本
ワークフローの問題点を解決するワークフローシステムの機能について解説します。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、書類の申請から承認までの流れを電子化し、オンラインで作業できるように仕組み化したシステムです。申請者は、オンライン上のフォームに必要事項を入力することで申請が完了し、承認者に情報が送られます。承認者は送られてきた情報を確認して承認を行います。
従来、紙ベースで行なわれていたワークフローがすべて電子化されているため、システムを導入する音で、さまざまな問題点が解決できます。
紙ベースのワークフローの問題点
紙ベースでワークフローを進める際の問題点として、書類作成から承認決済されるまでに、多くの工数と時間がかかることが挙げられます。書類を作成し、承認を依頼し、決済が完了すると保管します。承認までの間に、書類が紛失することもあり、保管場所の確保も必要となります。
必要な書類を探しだす作業なども、紙ベースのワークフローでは効率が悪くなりがちで、予想以上に時間がかかったり余計な手間が増えたりすることも多いです。承認者が、出張などで長く不在が続くと、いつまでも決済が終了しないため、期日に間に合わないなどの問題もあります。
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムの主な機能としては、申請フォーム作成・申請、書類内容の確認・承認が挙げられます。パソコンやタブレットを使用し、簡単に申請のための書類を作成できます。フォーマットが用意されているので、どのような書類を作成すべきか迷うこともありません。複製機能もついているので、よくある申請内容については書類を再利用できます。
申請された書類は、関係者全員が閲覧できることが一般的です。承認できる機能もあり、承認・差戻し・破棄・保留などの操作が行えます。申請者と承認者に、申請期限や申請結果を通知する機能もあります。
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステム導入のメリットについて解説します。
業務効率が上がる
ワークフローシステムを導入すると、業務効率が上がる効果が期待できます。例えば、ワークフローの電子化により、オフィス外でも申請や承認の作業を進められるようになります。どこで作業が滞っているか、誰の承認待ちかなどもすべて可視化できるため、承認作業が停滞することも防げます。
紙ベースによる承認依頼では、承認者が、出張などで長期不在の場合、承認作業がそこで滞ってしまいます。オンライン上であれば、海外にいても申請書類の確認ができるため、すべての作業が効率的に進められます。
必要書類が明確化される
ワークフローシステムを導入すると、必要書類がすべて明確化されます。過去の資料の検索も簡単にできるため、無駄な作業や手間がかかりすぎる作業がなくなります。新しいプロジェクトを始める際には、過去の事例や承認の流れを確認することがあります。すぐに必要な書類を見つけられれば、その分スピーディに新しい計画を遂行できます。
紙ベースで書類を管理している場合、必要な書類がどこにあるか把握する作業には、かなりの時間が必要なこともあります。企業によっては、違う部署や離れた拠点に書類が保管されていることもあり、書類探しは大変な作業です。
内部統制が強化される
ワークフローシステムの導入により、書類やワークフローに対するセキュリティが高まり、内部統制の強化につながります。内部統制とは、企業が事業を行う上で、さまざまな目的を達成するために必要なルールと、それに基づいた運用を行うことです。
ワークフローにおいては、内部統制を強化することで、未承認での商品購入、口頭確認のみの承認、慣れ合いによる代理承認などを防ぎます。社内のワークフローを可視化できるため、あらゆるリスクに対する有効な対策となります。
ペーパーレス化が進む
ワークフローシステムを導入すれば、紙の書類を作成する必要がなくなります。申請用紙や添付資料などを印刷する必要がありません。書類が電子化されるので、押印のための印鑑やインクを用意する必要もなくなります。書類を郵送するための費用の削減もできます。ペーパーレス化が進めば、紙の書類に付随するコストを削減でき、無駄がなくなります。
ワークフローシステム導入の注意点
ワークフローシステムを導入する際の注意点を解説します。
現状の業務フローの課題を整理する
ワークフローシステムを導入する前に、現状の業務フローにおける課題を探し整理しましょう。現在行っている、申請・承認のルールを抽出し、問題点・改善点がないかを見極めましょう。承認までのルートで障害となっているものなどがないかを確認することも重要です。
ワークフローに関わる人達の意見を聞き、自社に合ったワークフローのマニュアルをまず作成しましょう。システム導入後に、変更が必要になった際の設定変更は、混乱を招き、上手く始動しない可能性もあり大変です。
自社に合ったワークフローシステムを導入する
ワークフローシステムを導入する際は、自社の業務に合ったシステムを選びましょう。自社の課題を洗い出し、自社に合ったワークフローのマニュアル作成ができたら、そのワークフローを実現できるシステムを導入する必要があります。
さまざまなワークフローシステムをよく比較して、自社にとって最適なシステムを選びましょう。ワークフローシステムでは自社の重要なデータを管理するので、セキュリティ面についてもよく確認しておくことが重要です。
段階的に導入する
ワークフローシステムを着実に浸透させるためにも、導入は段階的に行いましょう。一度に多機能を導入しない、一部の部署で試験的に導入するなど、上手く活用できるかを確認しながら導入する必要があります。
問題がないと判断できたら、徐々に他の部門へも導入を進めていきます。ワークフローシステムをいきなりすべての部署に取り入れると、混乱が起きる可能性があり、注意が必要です。
ワークフローシステムの選び方
ワークフローシステムの選び方を解説します。
操作の簡潔さで選ぶ
ワークフローシステムを選ぶ際は、操作の簡潔さを重視しましょう。導入した際には、基本的に社内の業務に関わるすべての人が利用します。誰でも簡単に操作できるシステムを選ぶことが大切です。操作が難しければ社内にうまく浸透しない可能性があるので、注意が必要です。
画面は分かりやすいか、直感的に作業できるか、動作は遅くないかなどをしっかりと確認しましょう。ワークフローシステムの中には、無料でお試しできるシステムもあります。導入を決める前に、一度試してみることも一案です。
機能の拡張性で選ぶ
ワークフローシステムは、機能の拡張性をよく確認して選びましょう。自社ですでに活用しているツールや他のシステムと連携できるものが使いやすいです。機能の拡張によりワークフローをスムーズに進められるようになれば、さらに業務を効率化できます。
自社の業務内容にあわせ、自由にカスタマイズできることも重要です。システムは導入すればよいわけではなく、上手く活用できるように、管理・運用する必要があります。自社の状況に応じて、仕様変更のできるシステムを選びましょう。
クラウド型かオンプレミス型かで選ぶ
ワークフローシステムを選ぶ際は、クラウド型にするか、オンプレミス型にするかを決める必要があります。クラウド型はインターネット上に構築されたサービスを利用して、ワークフローを進めます。導入コストが低く、インターネットに接続できる環境なら、どこからでもアクセスでき便利です。社外にデータを保存するので、リスク管理を徹底する必要があります。
オンプレミス型は、自社にサーバーを設けてシステムを構築します。導入コストは高くなりますが、自社でシステムを管理できるのでセキュリティを強化しやすいです。
まとめ
紙の書類による申請・承認作業は、承認が滞る、書類を紛失するなど、効率が悪いことが多いです。よりよいワークフローの整備を進めるためには、ワークフローシステムを導入し、すべての作業を電子化することで効率化を図るとよいでしょう。さまざまなシステムがあるので、自社におけるワークフローの課題をしっかり把握した上で、適切なものを選ぶようにしましょう。
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