社内ポータルを運用する中で、社内ポータルが「見づらい」「情報が探しにくい」と社員から不満の声が上がるケースは少なくありません。その要因としては、情報が整理できていなかったり、視認性が低い見た目となっていたりとさまざまなことが考えられますが、「サイトのブランド化ができていない」ということも要因の1つとして考えられます。
サイトのブランド化とは、簡単に言うと社内ポータルを自社に合ったデザインにすることです。社内ポータルのデザインが古いままだったり、会社の雰囲気やイメージに合っていないデザインだったりすると、従業員の利用率が下がり、社内ポータル本来の情報共有の効果を発揮できなくなってしまいます。
こうした課題を解決できるのが、SharePoint Online（以下、SharePoint）のサイトのブランド化機能（テーマ作成・適用）によるポータルデザインの設定です。本記事では SharePoint のサイトのブランド化機能の具体的な設定方法について解説します。
SharePoint のサイトのブランド化機能とは？
社内ポータルを社員に浸透させ、利用率を向上させるためには、サイトのブランド化、つまり自社に合ったデザインや統一感のあるデザインにするとともに、見やすさ・使いやすさが重要です。
SharePoint には、自社のブランドを反映した社内ポータルを構築するための機能が備わっています。
例えば以下のような機能があります。
- テーマの作成・適用：企業カラーやフォントを反映したオリジナルテーマの作成が可能
- ヘッダー・フッターのカスタマイズ：ロゴや社名を配置して統一感の演出が可能
- ナビゲーション設計：部署・用途ごとに整理された分かりやすい導線の設計が可能
- Webパーツ活用：ニュースやドキュメントを見やすく配置することが可能
これらの機能を活用することで、見た目の統一感と使いやすさを両立し、社員が毎日アクセスしたくなる社内ポータルを実現できます。
次に、サイトのブランド化を行うための機能の1つである「テーマの作成・適用」の具体的な手順をご紹介します。
サイトのブランド化を行う「テーマの作成・適用」の設定方法
ステップ1：ブランド化メニューを開く
サイト右上の「設定（歯車アイコン）」から 「サイトのブランド化」 を選び、「テーマ」に進みます。
ステップ2：新しいテーマを作成
「+ 新しいテーマ」をクリックし、テーマデザイナーを起動します。ブランドカラーに沿った独自テーマを作成します。
今回は表示のカラーを追加する設定を行います。HEX：カラーコードを入力すると、そのカラーが反映されます。
入力されたカラーについては、テーマの領域でカラーやフォント色が確認できます。
フォント色については設定されているカラーの色味に応じて自動で設定されます。
色の追加を押すと、複数のカラーをデザインとして設定可能です。
また、設定した複数のカラーの組み合わせのデザインを設定することも可能です（本文においての説明は割愛します）。
テーマの設定が完了したらテーマの名前を設定して完了となります。
ステップ3：サイトに適用
「外観の変更」から保存済みテーマを選択すると、ポータル全体に作成したテーマが反映されます。
セクションのカラーについては変更したい該当のセクションの編集ボタンからデザインの変更が可能です。
以上がテーマの作成・適用の手順の流れとなります。単なる色替えではなく、サイト全体にテーマとして反映することで、簡単に “自社ブランドにフィットしたデザイン” を展開できます。
サイトのブランド化がもたらす効果
このようにサイトのブランド化を行うことで、社内ポータルは単なる情報共有の場から、企業文化を反映した魅力的なコミュニケーション空間へと変化します。統一されたデザインによって全社で同じ世界観を共有できるようになり、社員が自然と社内ポータルを活用するようになります。その結果、アクセス数が増加したり、利用者の満足度が向上したりといった効果が得られます。
さらに、統一されたデザインで見やすくなったことで、ニュースやお知らせが目に留まりやすくなり、社内コミュニケーションの活性化や社員エンゲージメントの向上にも寄与します。
こうした効果を実感した具体的な事例として、大手 IT 企業での取り組みをご紹介します。
導入事例：情報共有に悩む大手IT企業の改善ストーリー
ある大手IT企業では、当時、営業部門向けの社内ポータルを構築していたサービスにおいて更新作業にITリテラシーが求められたため、担当者レベルでは作業が難しく、更新作業が属人化していました。更新作業の負担が偏っていたことで社内ポータルの更新・改善がスムーズに行われず、デザインが古いままとなってしまい、利用率も低迷していました。
そこで社内ポータルを SharePoint に移行するとともに、当社の SharePoint 向け社内ポータル構築サービス「OnePortal Modern」を導入（一部、当社の有償支援にて実施）し、以下を実現しました。
独自テーマでブランドカラーを反映し、デザインを刷新
SharePoint のサイトのブランド化機能である「テーマの作成・適用」で、ブランドカラーを使用した独自のテーマを作成し、サイトに適用しました。企業のイメージに合ったカラーやデザインにすることで、社員が自然と親しみを持てる社内ポータルとなります。デザインを刷新したことで毎日アクセスしたくなる社内ポータルとなり、利用率の向上に貢献しました。
アクセス解析で利用状況を把握し、改善サイクルを確立
OnePortal Modern にはアクセス解析機能が備わっており、SharePoint 標準機能のアクセス解析機能よりも、詳細なアクセスデータを確認することができます。1度の改善で終わるのではなく、その後の利用状況の変化などを継続して確認し、何かあれば改善、そしてまた利用状況の確認をするというように、改善サイクルを確立させました。
更新作業を分散し、属人化を解消
SharePoint 上でのコンテンツ作成、または OnePortal Modern を用いたコンテンツ作成においては、難しい IT リテラシーは不要です。専門知識を持っていなくても更新作業を行えるため、複数の担当者が協力して作業を進めることができ、更新作業がスムーズに行えるようになります。これにより、更新作業の属人化を防ぎ、社内ポータルの品質向上と迅速な対応を実現しました。
SharePoint の「テーマの作成・適用」でサイトのブランド化を行うとともに、OnePortal Modern を活用することで、アクセス数は約2倍に増加、利用率も営業部門の従業員の約9割に到達。社内ポータルの改善を実施してから半年で社内ポータルに対する満足度が大きく向上しました。また、これまでは社内ポータルにどんな情報があるのかすらあまり知られていませんでしたが、利用率と満足度の向上に伴い、社内ポータルにはどんな情報があってどのように活用できるのかなど、社内ポータルの役割に対する認知度も向上しました。
社内ポータルのデザイン成功のポイント
こうした成果を上げるために、特に社内ポータルのデザイン面ではいくつかのポイントを押さえておくことが重要です。
まず大切なのは、情報を詰め込みすぎずシンプルさを意識することです。画面に余白を残すことで視認性が高まり、直感的に操作できるデザインが実現します。
次に、企業文化をデザインに反映することも欠かせません。色やレイアウトに「自社らしさ」を込めることで、社員が自然に親しみを持てるポータルになります。さらに、実際に利用する従業員の声を取り入れてユーザー目線で設計することが、利用率向上のカギとなります。
そして最後に、大規模なポータルや多拠点展開を検討する場合には、専門家の知見を活用することで、効率的かつ確実にプロジェクトを進めることができます。
まとめ：まずは気軽にトライアルから
SharePoint を活用したサイトのブランド化は、社内ポータルを「ただの仕組み」から「企業文化を体現する空間」へ進化させます。 とはいえ、自社だけで完璧に作り込むのは難しく、運用や拡張性で課題が出やすいのも事実です。
そこでおすすめなのが OnePortal Modern を利用したトライアル体験となります。
トライアルでは
- 自社ブランドに合わせたテーマ作成と適用
- お客様の既存ポータルの内容を踏まえたサンプルの確認
を気軽にお試しいただけます。
ぜひ試したいと思われた方はお気軽にお問い合わせください。
