現代の急速なビジネス環境の変化に対応するために、効率的な情報管理や、意思決定のための迅速な情報収集が重要になっています。そこで注目されているのが、社内ポータルサイト上や、さまざまなアプリケーションのワークスペース上で利用できる生成 AI です。特に社内ポータルサイトは、従業員が必要な情報の収集や、コミュニケーションを円滑にするための重要なツールであり、その中での生成 AI 活用は、業務の効率化を進めるうえで欠かせない要素です。
そこで本記事では、SharePoint Online 上で稼働する当社の社内ポータルサイト構築サービス「OnePortal Modern」でご提供する生成 AI 機能の具体的な活用方法とそのメリットについてご紹介します。
SharePoint Online のポータルサイトの情報共有を効率化する「OnePortal Modern」とは？
「OnePortal Modern」とは、SharePoint Online 上で稼働する SaaS 型のポータルサイト構築サービスです。独自の Web パーツで、社内ポータル上での情報の利活用を促進します。ポータルは SharePoint Online だけでなく Teams アプリとしても利用でき、Teams 通知にも対応しています。PC やモバイルからいつでもどこでもアクセスできるので、従業員のアクセス動線が向上します。
OnePortal Modern での生成 AI 機能開発の背景
最近、OnePortal Modern をご利用いただいているお客様から、社内ポータル上で生成 AI を活用したいというご要望（AI チャットボット、AI によるパーソナライズ機能など）を多数いただいております。これを受け、生成 AI を活用したサービスの機能拡張を見据え、まずは「掲示板への投稿時間の短縮」を目的とした、生成 AI による文章生成機能を開発しました。この機能は、掲示板などに投稿される文章を生成 AI が自動で作成することで、投稿者の時間と手間を削減することが可能になりました。
また、「社内ポータルの掲示板に投稿されるアイテム数が多く、その内容を確認するのに時間がかかる」というお客様からの声を反映し、「掲示板のアイテム内容の把握時間の短縮」を目的とした、生成 AI による文章要約機能を開発しました。この機能は、特に多くの投稿がある場合に有効で、ユーザーが効率的に情報を把握できるようになりました。
さらに、以前より OnePortal Modern でご提供していた Teams 通知機能に関しても、投稿文の文章要約機能が追加され、通知内容を簡潔に把握できるようになりました。
上記3つの新しい生成 AI 機能について、それぞれの概要と活用方法をご紹介します。
OnePortal Modern の生成 AI 機能① 掲示板の文章生成
OnePortal Modern の生成 AI 機能の1つ目は、2024年10月にリリースされた掲示板の文章生成機能です。この機能は、掲示板などで利用する SharePoint Online のリストに登録するアイテムの文章を生成 AI が自動生成するもので、ユーザーが手動で文章を作成する手間を省きます。例えば、社内システムのメンテナンスを知らせる投稿や、社内のイベント情報を共有する投稿など、さまざまな用途に向けた文章の生成に対応しています。
この機能の利点は、文章の一貫性と品質を保ちながら、迅速に情報を共有できる点です。特にシステムメンテナンスや人事通達など、「時間はかけたくないがミスをしてはいけない」内容を検討する際に、効率的かつ正確に文章を作成することができるため、頻繁に投稿を行う作業者の業務負担を大幅に軽減します。
生成 AI による文章生成機能の利用方法
- あらかじめ SharePoint Online のリスト内にアイテムを作成し、本文以外のタイトルやカテゴリ、その他の属性情報を登録します。
- 掲示板の本文にあたる複数行テキスト欄にある「文章生成」ボタンをクリックすると、文章生成用の別の画面が表示されます。
- 「追加の指示」欄に、箇条書き形式など文章の書き方や、他に追加したいお知らせ内容を記載し、「長さ」オプションから文章全体の長さを選択します。
- 画面内の「下書きの生成」ボタンをクリックします。
- あらかじめ入力しておいたタイトルやカテゴリ、「追加の指示」「長さ」の情報を参照して、本文が生成されます。
- 必要であればさらに修正し、「適用」ボタンをクリックすると、お知らせの本文欄に生成された文章が反映されます。
OnePortal Modern の生成 AI 機能② 掲示板の内容の要約
OnePortal Modern の生成 AI 機能の2つ目は、2025年3月にリリースされた掲示板の内容を要約する機能です。この機能は、掲示板などで利用する SharePoint Online のリストに登録したアイテムの内容を生成 AI が自動的に要約し、表示するものです。これにより、ユーザーは投稿内容を一目で把握でき、詳細を確認する時間を短縮できます。
例えば、長文の報告書や、システムのアップデート手順など、内容が多岐にわたる投稿でも要約機能を使えば重要なポイントだけを迅速に確認できます。この機能は、多忙なビジネスパーソンにとって非常に有用です。特に掲示板に毎日多くの投稿がされる組織において、重要な情報を見落とさずに素早く取得することが可能になります。
生成 AI による文章要約機能の利用方法
- SharePoint Online のリスト上で、従来通りアイテムを作成し、タイトル/カテゴリ/本部/その他の属性情報を入力した状態で掲示板に投稿します。
- タブパーツ上に投稿した掲示板のアイテムが表示されます。
- 表示されたアイテムを選択すると生成 AI による要約が実施され、要約された文章が表示されます。
OnePortal Modern の生成 AI 機能③ Teams 通知時の要約文章生成
OnePortal Modern の生成 AI 機能の3つ目は、2025年2月にリリースされた Teams 通知時の要約文章生成機能です。この機能は、掲示板に投稿されたアイテムの内容を Teams での通知用に生成 AI が要約し、簡潔な文章で表示するものです。これにより、ユーザーは通知内容を迅速に把握し、必要なアクションを取ることができます。
OnePortal Modern では、SharePoint Online のリストへの投稿内容の Teams への通知機能を提供しています。この機能の利点は、Teams のモバイルアプリでも通知を受け取ることができ、外出先でも重要な情報を即座に確認できる点です。スマートフォンやタブレット端末からでも簡単に社内ポータルサイトの情報を取得することができるため、生産性向上が期待できます。
Teams 通知には、新しい投稿をまとめて配信する「日次通知」と、一つ一つの投稿を投稿時に配信する「即時通知」があります。この「即時通知」に生成 AI が投稿の内容を要約し作成した文章である「AI による概要」が含まれ、投稿の内容をより簡単に把握することができます。
Teams 通知内の「AI による概要」の確認方法
1. SharePoint Online のリストにアイテムを登録する際、「Teams 通知（登録時）」欄で「通知する」を選択して保存します。
2. アイテムの投稿と同時に Teams にも通知が送られます。この通知に「AI による概要」が含まれます。
3. 通知メッセージ内の「内容を確認する」をクリックすると、該当のコンテンツを見ることができます。
さいごに
OnePortal Modern は、SharePoint Online の標準機能に加え、さらに利便性と効率性を提供する社内ポータル構築サービスです。最近のアップデートでは、生成 AI を活用することで、掲示板の文章生成、内容の要約、Teams 通知時の要約文章生成など、多様な機能を実現しています。これにより、情報の共有と管理がより効率的になり、ビジネスの生産性向上に寄与します。
なお、ご紹介した生成 AI 機能は β 版でのリリースのため、今後はこれらの生成 AI 機能をご利用いただいたお客様からの貴重なフィードバックをもとに、機能の最適化や、当社の生成 AI サービスである「dailyAI」との連携など、生成 AI を利用したさらなる機能拡張の検討を行う予定です。
OnePortal Modern についてご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
