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SharePoint Online のサイトテンプレートを活用したポータルサイトの作り方

関谷 正

SharePoint Online 上でいざ社内ポータルサイトを作るとなった際、頭を悩ませるご担当者も多いかと思います。そんな時に利用できる機能として、サイトテンプレート機能があります。事前に Web パーツなどが設定されたページが作成されるので、その内容をたたき台としてサイトの作成を始めることができます。
今回、SharePoint Online 標準で提供しているサイトテンプレート機能と、当社のポータルサイト構築ソリューション「OnePortal Modern」のサイトテンプレート機能についてご紹介します。

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SharePoint Online 標準で用意されているサイトテンプレート機能

SharePoint Online で新たに社内サイトを作成する場合、チームサイトとコミュニケーションサイトの選択ができます。コミュニケーションサイトを選択すると9種類のテンプレートから好きなものを選ぶことができます。
以下に簡単な手順を記載いたします。

①SharePoint Online 上でサイト作成ボタンを押下し、サイトを作成します。
チームサイト/コミュニケーションサイトを選択しますが、社内ポータルサイトにおいてはコミュニケーションサイトを選択することが多いので、ここではコミュニケーションサイトを選択します。

②コミュニケーションサイトを選択後、ポータルサイトに必要な内容を記載します。
なお、ここで入力した内容は、後で SharePoint 管理センターからも変更が可能です。

③サイトが作成されたら、サイトテンプレートの適用を選択します。
なお、「後で」を選択した場合は、「設定アイコン」→「サイトテンプレートサイトを適用」からテンプレートを適用することも可能です。

④サイトテンプレートは SharePoint Online が持っているサイトテンプレート9種類から選択可能です。

⑤サイトのトップページが、選択したテンプレートのデザインに代わります。
変更されたトップページを基にコンテンツやリンクなどを適宜作成し、ポータルサイトを作成します。

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OnePortal Modern の「サイトテンプレートを利用したサイト作成」

OnePortal Modern では、以下の2つの機能を有しています。

  1. サイトテンプレートを適用してサイトを払い出す
  2. 既存のサイトをサイトテンプレートとして利用し、新たなサイトを作成する(サイトのテンプレート作成)

まずは、「1.サイトテンプレートを適用したサイトの作成」についてご紹介します。

OnePortal Modern では、サイトの払い出しなどを行うためのプロビジョニング用のサイトをご提供しています。
お客様の Azure AD 連携を行っており、AD 認証を行ったアカウントのみがアクセス可能です。

アカウント認証が完了すると、サイトの作成が行えるようになります。

①サイト作成においては、サイトの種類、サイト名、テンプレートなどを選択します。
テンプレートは、当社から6つのテンプレートを提供していますが、今回はプロジェクト用のテンプレートを選択します。

②入力が完了し確認ボタンを押下すると、設定したサイトが払い出されます。

③実際にお客様環境に払い出されたサイトのイメージは下記の通りとなります。

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OnePortal Modern の「サイトのテンプレート作成機能」

続いて、「2.既存のサイトをサイトテンプレートとして利用し、新たなサイトを作成する(サイトのテンプレート作成)」についてご紹介します。

お客様の中には既にサイトの作成が完了していて、その作成済みサイトをコピーして新たなサイトを作成していきたい、というご要望をお伺いすることも多いです。そのようなご要望に応えた機能として、OnePortal Modern の「サイトのテンプレート作成」機能があります。

こちらは既に作成しているサイトを選択すると、すぐにサイトのテンプレートが作成される機能となっています。
サイトのテンプレートとして以下の要素をコピーして作成することができます。

  • コンテンツタイプ
  • 列情報
  • リスト情報
  • ナビゲーション
  • ページ内容
  • ページ情報
  • 地域情報
  • Web 設定(ウェルカムページ)

実際の簡単な流れを下記にご紹介します。

①プロビジョニングサイトにアクセスし、サイトのテンプレート作成画面に遷移します。

②サイトのテンプレート作成においては、既存の SharePoint Online のサイト情報を検索することが可能です。
SharePoint Online にて作成済みのサイト名の一部を入力し検索するとサイト名/サイト URL から横断検索を行います。

③検索にヒットした一覧からサイトテンプレートを作成します。
この際、テンプレート名を入力します。

④サイトテンプレートはサイト作成画面のテンプレートから選択可能です。

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さいごに

本日ご紹介した SharePoint Online 標準のサイトのテンプレート機能と OnePortal Modern サイトテンプレート機能をまとめると、以下の表の通りとなります。

社内情報を共有する方法として SharePoint Online や Microsoft Teams を利活用することは非常に有効です。
特にこれから SharePoint Online 上で社内ポータルサイトを始めるご担当者にとっては、たたき台から始められることはリリースまでのリードタイムを短くできる一つの手段かと思います。

社内ポータルサイト運用についてお困りごとがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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