電子サインでできる！契約業務や文書管理の業務改善

田代拓実

2022年02月15日

テレワーク需要が高まって約2年、テレワーク推進のネックになりがちな紙ベースの契約業務や文書管理について電子化を検討されている企業様も多いのではないでしょうか。
先日、主にそのような企業様を対象に、電子サインと Microsoft 365 との連携をメイントピックに、アドビ社と共催でオンラインセミナーを実施しました。
今回のブログでは、そのオンラインセミナーで取り上げた Adobe Acrobat Sign のご紹介と、SBテクノロジー（以下、SBT）でご提供している電子サインソリューション、サービスをご紹介します。

Adobe Acrobat Sign の機能と特徴について

Adobe Acrobat Sign は、署名対象のドキュメントをメールにて先方に送信し、ブラウザ上で署名を実施する製品です。
署名依頼を行うユーザーは Adobe Acrobat Sign のライセンスが必要ですが、署名を依頼されるユーザーはライセンスが不要です。
またライセンス形態は、ユーザー単位のご契約、トランザクション（署名依頼回数）のご契約のパターンがあります。

続いて、 Adobe Acrobat Sign の特徴について2点ピックアップしてご紹介します。

特徴① アップロード可能なファイル形式が豊富

Adobe Acrobat Sign では、Office 製品の Excel 、 Word 、 PowerPoint をそのままアップロードすることが可能です。
多くの電子サイン製品では、アップロード可能なファイルが PDF 形式に制限されていることも多く、利用時に手間となってしまうことがありました。
その点、 Adobe Acrobat Sign ではアップロード後に自動で PDF に変換を行ってくれるため、手間なく利用が可能です。
Excel や Word でアップロードされたファイルは PDF に変換され、署名の実施や文書管理で活用することができます。
Office 文書以外にも、JPG、PNG などの画像ファイルや、HTML ファイルのアップロードも可能です。

特徴② Adobe Acrobat Sign はマイクロソフトが推奨する電子サインソリューション

アドビとマイクロソフトからさまざまな製品、ツールの連携機能が豊富に提供されています。
Adobe Acrobat Sign も同様に、 Microsoft 365 アプリケーションとの連携機能が用意されています。
Microsoft Team（以下、Teams）では、電子サインに対する承認や、会議内での署名が可能な Live Sign in Microsoft Teams（近日リリース予定）というサービスを利用することが可能です。
SharePoint Online（以下、SharePoint）では、ライブラリの保存されている文書ファイルの署名依頼や、署名済み文書の格納などを行うことが可能になっています。
さらに、SharePoint のビュー機能やアイテム保持ポリシーを利用することで、電子帳簿保存法の検索性要件や保存義務への対応も可能です。
上記内容も踏まえ、Adobe Acrobat Sign と Microsoft 365 の連携は、ライセンス有効活用の点でも非常に親和性の高いソリューションといえるでしょう。

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電子サインと Microsoft 365 を連携させて業務改善

電子サイン製品のみ導入した場合、事前申請管理や署名済み文書管理を行う際に、複数ツールへのアクセスが必要なため導線が煩雑になりがちです。

一方、Microsoft 365 ソリューションの一つである Power Automate では、承認フローの作成や Adobe Acrobat Sign との連携コネクタの利用が可能になっています。そのため、事前申請から Adobe Acrobat Sign での署名依頼を一連のフローで構築することができます。さらに、申請情報や署名文書を SharePoint で管理することで、一元化した情報管理が可能となります。