こんにちは、SBTブログチームの神田です。
昨今、どこのビジネス業界でも人材不足に悩む声が絶えず聞かれます。
そのため、当社では人材不足の解消や業務効率化を促進すべくさまざまな製品やサービスをご提供していますが、その一つに「RPA 業務支援サービス」があります。
RPA（Robotic Process Automation）は、人間が PC で日常的に行っている業務を自動化するサービスのことですが、当社の「RPA 業務支援サービス」は、RPA 導入における業務整理や業務選定から開発保守運用までを一貫してサポートしています。
本日は、SBテクノロジー（以下、SBT）でも人材不足が深刻化していたある部隊の課題を解決した、「RPA 業務支援サービス」導入とその背景や効果などについて、当社の製品担当者と利用者にインタビューした内容を詳しくご紹介します。
（写真右）グループ事業統括 第1本部 鄭
抱えていた課題、解決したかったこと
事業企画室 大西
SBT の大西です。私の所属する部隊では、お客様からお仕事をいただいた際に受け取る注文書を扱っていて、その情報を元に案件内容をパターン分けし、基幹システムへの受注情報の入力業務を行っています。
月末や期末などの繁忙期は通常日と比べるとその入力業務の処理件数が10倍近くにもなり、既存メンバー2名だけではとても手が回らず、他部門から3名の応援を要請し、計5名でなんとか業務を行っている状況でした。
手作業の限界を感じ、業務自動化を決意
もともと人手不足の状態でなんとか業務を回していましたが、その人数で手作業の限界を感じ「RPA 業務支援サービス」を扱う部門に業務自動化の相談をしました。
具体的に感じていた課題は大きく分けて以下4つです。
- 繁忙期は処理件数が通常月と比べると10倍近くにもなり、おのずと作業時間が膨大になる
- 基幹システムへの登録時など手作業のためオペレーションミスが多く、ダブルチェック作業にも時間が取られている
- お客様からいただいた注文書の情報を元に、案件内容に応じたパターン分けの判断を行いますが、業務に慣れていないメンバーだと難しいことから、オペレーションミスにつながっている
- パターン分けの判断をどこでするか、登録手順など、作業者が変わる度にレクチャーが必要になってしまう
導入支援や運用保守まで一貫したサポートに加え、低コストなこと
自社で RPA を扱っているという理由だけでなく、当社の親会社であるソフトバンク株式会社を始め、各グループ企業への数々の導入経験や、大規模から小規模の自動化ロボット導入支援や運用保守までを一貫してサポートが可能なこと、またオフショア開発による低コスト化も可能だったことが自社の RPA 導入の決め手になりました。
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第1本部
マネージャー
我妻
SBT の我妻です。私は RPA 業務支援サービスの営業を担当しています。
一般的に RPA の導入は、上手くいかないという失敗例も多く聞かれ、一度そうなるとその後の RPA 利用を諦めてしまう傾向があります。
失敗原因はいくつかありますが、よく聞くのが「どの業務を RPA 化したらいいか分からない」「思ったほどの効果に繋がらない」「導入後の保守が大変」などが挙げられます。
RPA には得意・不得意な業務があり、それらをしっかり把握した上で業務プロセスを可視化し、どのプロセスに導入すれば適切かを判断しなければ活用することは難しくなりますし、保守運用工程においても、計画の段階で運用方法を検討していないと、運用時のコストが膨れてしまうことに繋がります。
このことを踏まえ、依頼元の部隊と業務の流れをじっくり洗い出し、その結果、まずは大きく分けて3つの業務を RPA で自動化することにしました。
業務の流れをじっくり洗い出すことで、3つの業務を自動化
一つ目は、案件内容の詳細が管理されているシステムの情報を元に、基幹システムへの受注登録および請書の発行、そして発行した証憑の案件ごとに指定されたフォルダへの保存など、一連の作業です。
二つ目に、基幹システムに登録された受注データが社内決裁された後、受注確定案件として行う処理作業です。
そして最後に、お客様からの要望の案件稼働実績報告書の提出対象を、契約形態やシステム分類など提出要件に一致する案件を検索する作業です。
RPA の導入検討を開始したのが2020年12月ですが、これら3つの業務に対応するロボットを作成し始めたのが翌月の2021年1月、そして同年3月には利用を開始し始めました。
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作業時間50時間が16時間に大幅削減
RPA を導入してから10か月が経ったところですが、当初抱えていた課題に対してみるみる効果が見えてきました。
まず、処理件数が多いため、おのずと作業時間が膨大になるという課題に対しては、これまでの作業時間50時間が16時間になり、人員も5名から2名体制と大幅に削減されました。
また、手作業によるオペレーションミスが多く、確認作業にも時間が取られていたことに対しては、自動化したことをきっかけに手順化でき、人的オペレーションミスの削減とそれに対する確認作業も全く不要となりました。
さらには、案件内容に応じたパターン分けの判断が業務に慣れていないメンバーだと難しいことや、作業者が変わる度にレクチャーが必要だったことが、自動化により確認すべきポイントを明確にできたため、知識のないメンバーでも確認作業が可能になり、メンバーの入れ替わりが発生しても構えることなく作業することができています。
このような結果から、今後はさらに RPA の幅を広げようと考えています。
例えば、受注登録の前段階となる受注情報ファイル作成の自動化ですが、これは既に開発に着手しており、近日中にも利用開始をすることになっています。
また、今現在は一部案件のみで受注登録の自動化を行っていますが、他案件も同様に自動化を検討していきます。
これにより、この業務に関わっていた時間を削減できるとともに、その時間を別のことに充て、ますますの業務効率化を図れるようになります。
まとめ
SBT では「RPA 業務支援サービス」をはじめ、システム開発などの SI やソリューションのご提案も行っています。RPA のコンサルティングとして業務改善の計画段階から参画することで、状況によっては RPA 以外のベストプラクティスをご提案するなど臨機応変に判断するため、お客様の信頼と満足度向上につながっています。
業務の自動化をご検討中の方はもちろん、業務を自動化できるのか判断に迷う方も、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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