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SharePoint 上で実現するワークフロー選定のポイントと、Power Automate の特徴

関谷 正

新型コロナウイルスの影響もあり急激に広まったテレワークですが、社内文書(申請書)などの電子化のため、SharePoint Online で利用することができる Office 365 標準のワークフロー (Power Automate)を検討される企業様もいらっしゃると思います。

最近、私たちのホームページにも、Power Automate を利用してワークフローを実現したい、というお問合せを多くいただきます。

今回の記事では、SharePoint Online のワークフロー Power Automate の特徴についてご紹介します。また、Power Automate では操作が難しく工数のかかる複雑なワークフローや、日本企業に求められるワークフローをより簡単に実現する方法についても、ご紹介します。

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Office 365 のワークフロー「Power Automate」とは

Power Automate とは、よく使うアプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成し、ファイルの同期、通知の受信、データの収集などを行うことができるようにするためのサービスです。
Power Automate は定型業務を効率化することによく用いられます。

ワークフローというと承認ワークフローを思い浮かべるかと思いますが、Power Automate はどちらかというとタスクなどの自動化の機能が豊富にそろったプラットフォームとなっております。
豊富なテンプレートを用意しており、それを用いて業務を自動化できることはもちろんですが、数百に及ぶトリガーを用いながら自身の業務に合った内容を組み立てて自動化することも可能です。

Power Automate はトリガー(フローを起動するためのきっかけ)とアクション(実際に自動化する業務フロー)を設定するだけで簡単に自動化の設定が可能です。
当社のクラウドエンジニアのブログ「イベントチェックイン時にアンケートを自動送付するフローを作ってみた」で Power Automate でのフローの作成を行っているため、操作方法についてはぜひこちらをご覧いただければと思います。

Office 365 のワークフロー「Power Automate」とは
参考:Power Automate のイメージ


操作の難しい Power Automate。簡単に複雑なワークフローを構築する方法

Power Automate がタスクの自動化などの機能がそろったプラットフォームである旨は先述しましたが、
Power Automate は製品・操作に関しての深い知見が必要で、複雑さに応じて構築・保守が工数が高くなります。

例えば一括/代理/合議承認など複雑なフローを構築したい場合は、申請・承認業務が可能なワークフロー作成・運用ツールの導入し、併用することがおすすめです。当社では「Flow」という SharePoint Online を基盤としたワークフローのクラウドサービスをご用意しています。Flow では、日本企業で求められるワークフロー機能を提供しています。

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操作の難しい Power Automate
参考:Flow と Power Automate の違い


SharePoint Online と連携するワークフロー、選定のポイント

SharePoint Online と連携するワークフロー製品を選定する際、どのような機能がついていた方が良いのか、3つのポイントをご紹介します。


①申請書のフォーム設定/承認経路が簡単に作成できる

GUI で直感的にワークフローを設計できる製品を選ぶことはもちろん、申請用のテンプレートがあらかじめ用意されている製品を選ぶと便利です。

例えば当社の Flow では、下記の流れでフォーム設定が可能です。プレビュー機能もついており、画面を確認しながら設定を進めることができます。

  1. 入力したい項目のカテゴリ、項目名を列挙
  2. 項目の入力形式をプルダウンより選択
  3. 入力内容を補助する説明事項を入力

SharePoint Online と連携するワークフロー
参考:当社「Flow」によるフォーム設定のサンプル画面


②スマホで簡単に申請・承認ができる

使用者の利便性を考え、移動時間でも簡単に操作できるスマートフォン対応の製品を選ぶことも重要です。例えば当社の Flow では、スマホブラウザにも最適化されています。場所に縛られずに申請・承認を行い、承認までに要する時間の削減を図ることが可能です。

スマホで簡単に申請・承認ができる
参考:当社「Flow」のスマートフォン UI 画面


③ログインが不要な、シングルサインオン機能がついている

ログイン作業を行わずにすぐに利用を開始することができる、シングルサインオン機能がついているかも、製品選定の際に確認するとよいでしょう。例えば当社の「Flow」は、 Azure Active Directory(Azure AD)と連携しており、Office 365 のアカウントでご利用いただけます。また、承認者登録は Azure AD から情報を取得することができます。

なお、Azure AD 連携ではなく、社内の人事システムなどから抜いた情報を取り込むことも可能となっており、専用のツール(マスターデータインポートツール)もご用意しております。

ログインが不要な、シングルサインオン機能
参考:当社「Flow」における、アカウントのインポート機能と Azure AD との連携機能の詳細


さいごに

今回は、SharePoint Online のワークフローについてご紹介させていただきました。

簡単ではありますが、おさらいを記載いたします。
  1. Microsoft 社から提供されている Power Automate は個人のタスクなどを自動化するためのプラットフォームである
  2. 当社で提供する Flow は申請・承認業務を効率化させるワークフローサービスである
  3. Power Automate と簡単にワークフローが作成できる製品を使い分けることで、お客様の業務を飛躍的に効率化します

With / After コロナにおける新しい働き方が求められてきている中で、従業員の業務効率化はますます求められてくると思います。特に申請・承認業務のワークフローの電子化は必須要件であると考えております。

私たち SBT は様々な角度からお客様を支援できるサービス・ノウハウを保有しておりますので、ぜひお気軽にお声をかけていただけると幸いです。

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