SharePoint 上で実現するワークフロー選定のポイントと、Power Automate の特徴

関谷正

2023年10月12日

近年、ビジネスにおいて自動化が重要視されるようになり、特にプロセス自動化の分野で注目を集めているのが「Power Automate」です。これは、Microsoft が提供するノンコーディングの自動化サービスであり、ビジネスプロセスを簡単かつ高度に自動化することができます。

最近、私たちのホームページにも、Power Automate を利用してワークフローを実現したい、というお問い合わせを多くいただきます。

今回の記事では、SharePoint Online のワークフロー Power Automate の特徴についてご紹介します。また、Power Automate では操作が難しく作成工数のかかる複雑なワークフローや、日本企業に求められるワークフローをより簡単に実現する方法についても、ご紹介します。

Office 365 のワークフロー「Power Automate」とは

Power Automate とは、マイクロソフトが提供する、業務プロセスの自動化を行うためのツールです。このツールを使うことで、手動で行っていた作業を自動化することができ、作業時間の短縮や人的ミスの回避など、さまざまな効果が期待できます。

Power Automate は、ビジネスプロセスに合わせたワークフローを作成することができます。ワークフローを作成するために必要な要素は、トリガー、アクション、条件、ループなどがあります。トリガーは、ワークフローを開始するための要素であり、アクションは、ワークフローが実行する処理を定義する要素です。

これらの要素を組み合わせて、Power Automate で簡単な業務処理を自動化することができます。例えば、メールを受信したら自動でスプレッドシートに保存する、Google フォームを入力したら Slack に通知する、などといったことが可能です。

また、Power Automate は、既存の office 365 や OneDrive、Dropbox、Google Drive、Outlook などのアプリケーションと連携することができます。これにより、アプリケーション間でのデータ連携が容易に行えるようになります。

ただし、Power Automate を使うには、少々のスキルが必要です。ワークフロー作成のための基礎知識や、フローチャートのようなプログラムの構造について理解する必要があります。

操作の難しい Power Automate。簡単に複雑なワークフローを構築する方法

例えば承認ルートの複雑なものや条件分岐の多いワークフローを構築したい場合は、簡単にワークフロー作成・運用のできるツールを導入し、併用することがおすすめです。当社では「Flow」という SharePoint Online を基盤としたワークフローのクラウドサービスをご用意しています。Flow では、日本企業で求められるワークフロー機能を提供しています。

SharePoint Online と連携するワークフロー、選定のポイント

「SharePoint Online と連携する」ワークフロー製品を選定する際、どのような機能がついていた方が良いのか、3つのポイントをご紹介します。

Microsoft 365 アカウントをワークフローにそのまま利用できる

ワークフローを導入するにあたって、ワークフローシステム用にユーザーや組織の登録・管理が必要になることが一般的です。組織変更や入退社に伴うアカウントの設定、セキュリティ関連の考慮などの作業が日々必要となり、設定ミスや漏れにより無駄な工数が発生することも良くあります。業務効率化に寄与するはずは、不満の元になるケースも。そこで活用すべきなのは、Microsoft 365 に登録しているユーザーを活用することです。
Microsoft 365 を導入している企業では、社員一人一人にアカウントを払い出し、組織やセキュリティの設定を行っています。この設定を自動で引き継ぐことでアカウントを2重で管理する無駄や設定時のミス漏れ等を減らすことが可能になります。
例えば当社の「Flow」は、 Azure Active Directory（Azure AD）と連携しており、Microsoft 365 のアカウントでご利用いただけます。また、承認者登録は Azure AD から情報を取得することができます。

だれでも簡単にワークフロー申請フォームが作成できる

ワークフローは大きく2種類の活用シーンが存在します。1つは稟議等のコンプライアンス遵守の意味合いを持った活用。2つ目は作業の依頼や関係者への確認や情報共有の効率化のための活用です。
稟議等のコンプライアンス遵守が必要なワークフローはシステム部門や外部のベンダーに依頼して構築することが一般的です。しかし、作業の依頼や確認の効率化のためのワークフローは業務部門の担当者が手軽に設定できなければワークフローシステムを導入しても活用されません。
贅沢な申請画面の作成が出来るワークフローシステムや複雑な承認経路が設定できるワークフローシステムは多くの場合、業務部門の担当者が手軽に設定できるものではありません。広く現場で利用を考える場合は、シンプルな画面で承認経路の設定もシンプルかどうかを選定基準に加えることが必要です。
当社の「Flow」では、画面の設定だけで申請フォームや承認経路を簡単に作成できます。

ワークフローの申請結果が簡単に2次利用できる

ワークフローを利用する業務は、多くの場合、後工程が存在することが多くあります。購買や販売管理、生産システムとの連携や作業内容指示書、IT 機器の台帳管理等が代表的な例です。申請して終わりではなく、後工程の利用が柔軟に行えるかは重要なポイントとなります。
「Flow」では申請結果をお客様の SharePoint Online 上に保存します。申請結果をもとに台帳化することもでき、一例ですが、IT 資産情報の台帳としてご活用いただくことも可能となっております。