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【動画でわかる】Office 365 連携ワークフロー「Flow」編

セキモリ

セキモリ

こんにちは、SBT ブログチームのセキモリです。

そろそろ秋風も冷たくなってきましたが、いかがお過ごしでしょうか?先週金曜、厚生労働省より「例年より早くインフルエンザ患者が増えている」と発表がありました。例年と比べると約2ヶ月ほど早く患者数が増加しているようで、私も急いで予防接種の予約をとりました。皆さまも、体調にはお気を付け下さいね。

さて、本日のブログは SharePoint Online 上で利用できる SBT 独自のワークフロー「Flow」の概要動画をご紹介します。



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2分動画でわかる! SharePoint Online 連携ワークフロー「Flow」とは

今回作成した2分動画は上記の通りです。Flow は SharePoint Online を基盤とした、クラウド型のワークフローサービスです。Office 365 の導入後、こんなお悩みをお持ちの方におすすめです。

  • 紙ベースの申請とメールベースの申請がなくならない …
  • 部門ごとにワークフローを作成したいが、情シスに頼まないと作れない …
  • ワークフローが別システムで UI/UX が変わるとユーザーに負担になる …
  • ワークフロー上のログや申請情報を分析して活用したい …

Flow では、SharePoint Online 単独では実現が難しい「社内規定に合わせた承認経路の自動設定」などの、日本企業で求められる場面の多いワークフロー機能を提供します。特長については、動画をご覧ください。

Flow 動画
作成した動画の一部分

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Office 365 標準のワークフロー「Power Automate」と Flow の違い

Flow は組織で利用する申請・承認、決裁、稟議用に適応したワークフロー作成・運用ツールです。それに対し、Office 365 標準のワークフローである Power Automate は主に個人の定型業務を効率化するために使われる自動化ツールです。

ワークフローというと承認ワークフローを思い浮かべるかと思いますが、Power Automate はどちらかというと RPA に近く、タスクなどの自動化の機能が豊富にそろったプラットフォームです。Power Automate は豊富なテンプレートを用意しており、それを用いて業務を自動化できることはもちろんですが数百に及ぶトリガーを用いながら自身の業務に合った内容を組み立てて自動化することも可能です。Excel のマクロツールを配布するようなイメージの製品で、設定がユーザーごとに必要となるため、管理することが難しい場合があります。

それぞれ得意とする範囲が異なるため、当社では併用することをおすすめしています。

左右にスクロールしてご覧ください。

  Flow Power Automate
ツールの分類 承認ワークフロー(組織で利用する申請・承認、決裁、稟議用に適応したワークフロー作成・運用ツール) システムワークフロー(個人の定型業務を効率化するために使われる自動化ツール)
定型業務の自動化
台帳管理機能や文書管理機能による SharePoint Online との連携に対応

Office 365 のサービスや他 SaaS などと連携し、シンプルなワークフローを素早く作成可能
承認業務のシステム化
簡単設定でワークフローが構築可能。一括/代理/合議承認など複雑なフローにも対応

申請項目、承認経路、履歴管理、マスタ管理等の考慮が必要となり高度な専門知識が必要
メンテナンス性
SharePoint Online の設定の延長で GUI による設定で複雑な承認フローや申請フォームを作成することが可能

1から様々な仕組みを作ることが可能だが、複雑な処理の難易度が高く、作り込みにより属人化しやすい
サポート
承認フローや申請フォームについてのお問合せは専用窓口ですべて対応可能(標準メニューで対応)

作りこんだ複雑な承認フローのお問合せは通常の SR ではなくプレミアサポートの対応になるケースあり(有償プラン)


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Flow と、他社ワークフローサービスとの違い

Flow は Office 365 上でデータを一元管理することをコンセプトとしています。帳票や捺印などが可能な高機能サービスもありますがコストが高く、フローを追加する際も、有識者により開発を実施する製品もありますが、Flow はエンドユーザーでも容易にフローを追加することが簡単にできることをメリットとしています。

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Flow の導入事例

Flow を導入したお客様に、導入のポイントや経緯、抱えていた課題、解決したかったことなどを伺った資料を配布しております。もしワークフローの導入を検討されているなどご興味のある方がいらっしゃいましたら、ぜひご覧ください。また、どうぞお気軽にお問い合わせください。

  • 株式会社オンワード樫山 様
    Flow の導入により申請状況が可視化され、さらに決裁にかかる時間を大幅に短縮することができました。
    事例 PDF をダウンロードする

  • 三井不動産ビルマネジメント株式会社 様
    Office 365 連携・品質・セキュリティ要件を決め手に Flow を選定し、申請業務を電子化。業務効率化に加え、顧客対応スピード向上も期待できます。
    事例 PDF をダウンロードする


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申請・承認業務効率化のための ワークフローサービス – Flow
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