こんにちは、SBT ブログチームのセキモリです。
そろそろ秋風も冷たくなってきましたが、いかがお過ごしでしょうか？先週金曜、厚生労働省より「例年より早くインフルエンザ患者が増えている」と発表がありました。例年と比べると約2ヶ月ほど早く患者数が増加しているようで、私も急いで予防接種の予約をとりました。皆さまも、体調にはお気を付け下さいね。
さて、本日のブログは SharePoint Online 上で利用できる SBT 独自のワークフロー「Flow」の概要動画をご紹介します。
今回作成した２分動画は上記の通りです。Flow は SharePoint Online を基盤とした、クラウド型のワークフローサービスです。Office 365 の導入後、こんなお悩みをお持ちの方におすすめです。
Flow では、SharePoint Online 単独では実現が難しい「社内規定に合わせた承認経路の自動設定」などの、日本企業で求められる場面の多いワークフロー機能を提供します。特長については、動画をご覧ください。
Flow は組織で利用する申請・承認、決裁、稟議用に適応したワークフロー作成・運用ツールです。それに対し、Office 365 標準のワークフローである Power Automate は主に個人の定型業務を効率化するために使われる自動化ツールです。
ワークフローというと承認ワークフローを思い浮かべるかと思いますが、Power Automate はどちらかというと RPA に近く、タスクなどの自動化の機能が豊富にそろったプラットフォームです。Power Automate は豊富なテンプレートを用意しており、それを用いて業務を自動化できることはもちろんですが数百に及ぶトリガーを用いながら自身の業務に合った内容を組み立てて自動化することも可能です。Excel のマクロツールを配布するようなイメージの製品で、設定がユーザーごとに必要となるため、管理することが難しい場合があります。
それぞれ得意とする範囲が異なるため、当社では併用することをおすすめしています。
左右にスクロールしてご覧ください。
| Flow | Power Automate | |
|---|---|---|
| ツールの分類 | 承認ワークフロー（組織で利用する申請・承認、決裁、稟議用に適応したワークフロー作成・運用ツール） | システムワークフロー（個人の定型業務を効率化するために使われる自動化ツール） |
| 定型業務の自動化 | △ 台帳管理機能や文書管理機能による SharePoint Online との連携に対応 |
○ Office 365 のサービスや他 SaaS などと連携し、シンプルなワークフローを素早く作成可能 |
| 承認業務のシステム化 | ○ 簡単設定でワークフローが構築可能。一括/代理/合議承認など複雑なフローにも対応 |
△ 申請項目、承認経路、履歴管理、マスタ管理等の考慮が必要となり高度な専門知識が必要 |
| メンテナンス性 | ○ SharePoint Online の設定の延長で GUI による設定で複雑な承認フローや申請フォームを作成することが可能 |
△ 1から様々な仕組みを作ることが可能だが、複雑な処理の難易度が高く、作り込みにより属人化しやすい |
| サポート | ○ 承認フローや申請フォームについてのお問合せは専用窓口ですべて対応可能（標準メニューで対応） |
△ 作りこんだ複雑な承認フローのお問合せは通常の SR ではなくプレミアサポートの対応になるケースあり（有償プラン） |
Flow は Office 365 上でデータを一元管理することをコンセプトとしています。帳票や捺印などが可能な高機能サービスもありますがコストが高く、フローを追加する際も、有識者により開発を実施する製品もありますが、Flow はエンドユーザーでも容易にフローを追加することが簡単にできることをメリットとしています。
