ワークフローシステムは、大企業の間で広く普及しているシステムの一つです。なぜ普及しているのかが気になる人もいるでしょう。この記事では、企業の情報システムにかかわる人に向けて、ワークフローシステムの概要やメリット、導入の流れなどの基礎的な知識について解説します。自社で導入を検討する際の参考にしてください。
ワークフローシステムとは？
ワークフローとは、社内で決裁が必要な申請や稟議をあげる際の流れのことです。ワークフローシステムでは、これらの流れをシステム上で完結できます。経費の精算を申請する場合、従来のやり方では申請者が指定のフォーマットに必要事項を記載し、決裁者に書類を回覧して承認を得るという仕組みが一般的です。
しかし、決裁者が出張などで席を外している場合は、承認までに時間がかかってしまいます。一方、ワークフローシステムであれば、システム上で申請から決裁までを行えるうえに、出張先などでも容易に承認手続きができるため、スムーズな申請が可能です。
ワークフローシステムのメリットは？
ワークフローシステムを導入した場合のメリットについて解説します。
コスト削減につながる
システム上で申請から決裁までを行えるため、申請書の印刷や記載、保管などの手間を減らせます。これにより、紙代や印刷代、メールや FAX の通信費、郵送費などの削減も可能です。さらに、ペーパーレス化が実現できるため、ファイリングの手間や保管スペースの確保も不要になります。
スピードが向上する
システムの導入により、時間や場所に制限なく申請や承認が行えます。遠隔地から本社への申請や外出先からの承認などが容易に行えるようになり、申請から決裁までにかかる時間を大幅に短縮できます。
業務プロセスが見える
システムでワークフローを管理すれば、申請や承認、決裁業務に携わる人物や組織の範囲はもちろん、情報とその流れが一目で把握できます。承認の進捗状況をリアルタイムで確認できるようになるため、承認までの業務の停滞を防げます。
本来すべき業務に時間を費やせる
ワークフローの自動化により、書類作成や回覧に費やしていた時間を削減できるようになります。それによって浮いた時間は、本来時間をかけて行うべきコア業務にあてることができます。システムの導入は、業務のムダを省き、単純作業を効率化し、重要な業務に十分な時間を費やせる仕組みを構築するうえでも効果的です。
過去の申請を簡単に検索できる
申請書を紙で保管している場合は、膨大な資料の中から探す必要があるため、ムダな時間を費やしてしまいます。一方、システムを導入すれば、必要な申請書を簡単に検索でき、時間の短縮につながります。
働き方改革を促す
紙で申請する場合は、書類の印刷や承認、決裁に押印しなければならないため、出社が必要です。一方、システムでワークフローを管理すれば、いつでもどこからでも申請や承認、決裁業務を行えます。また、テレワークにも対応できるため、社員の交通費やオフィスの縮小による家賃などのコスト削減も可能です。時間や場所に制限されない多様な働き方を実現できます。
記載ミスを減らす
紙の申請書を作成する際に、記載漏れなどのミスが起こる場合があります。その点、ワークフローシステムであれば、申請時の入力事項の漏れなどの確認の自動化が可能です。未入力や入力ミスの項目が一目でわかるため、人為的なミスを減らせます。
ワークフロー導入の流れ
システムを導入する場合の一連の流れについて解説します。自社で導入する際の参考にしてください。
1.現状調査する
どのようなルートで申請や承認が行われているのかなどの現状を把握する必要があります。社内で申請を行う稟議書や経費の精算などの各種申請のワークフローを洗い出しましょう。また、稟議や申請に関する社内規定や組織図による承認者などもあわせて確認しておきます。聞き取り調査の実施も有効です。
2.現状の分析をする
現状のワークフローから、改善したい課題や問題点を検討します。この際、申請から承認、決裁が行われるまでの平均的な時間や、滞りやすいフロー、申請件数の多い申請書の種類、社員からの要望などを確認します。分析に必要なデータや情報を集めたら、なるべく具体的かつ客観的に分析を行うようにしましょう。
3.ワークフローツール導入を想定したフローの設定をする
現状の分析後は、効率的に回せる申請ルートを検討します。また、出張などの外出先からのアクセスを許可するのかなどの細かいフローを設定する必要があります。たとえば、承認者を必要最低限の役職に限定し、不要な申請プロセスを省いてシンプルにするなどの改善も効果的です。
システムを導入する以上は、申請者や承認者などの業務の効率化を実現できる改善策を検討し、フローの設定を行いましょう。
4.ワークフロー導入後の目標設定をする
システムの導入をゴールにするのではなく、導入後に達成したい目標設定が重要です。具体的には、課題に対する定量的な数値目標を設定しましょう。たとえば、「社内文書の○％を電子化する」「稟議書の回覧期間を従来よりも平均で2日速くする」などが一例に挙げられます。
また、部署や部門ごとに承認ルートの分岐の自動化を行う、交通費の申請時に最短ルートなどの検索データを利用するなど、システムの導入に必要な要件や取り入れたい要望なども明確にしておくことが大切です。システムメーカーに検討すべきポイントを確認しておくと、利便性の高いシステムを選びやすくなります。
5.ワークフローシステムを選定する
上記のプロセスで決めた内容を考慮して、自社にあったシステムを選定します。システムを選ぶうえで大切なことは、導入のしやすさです。「オンプレミス型」はサーバーへの導入作業が必要ですが、「クラウド型」ならアカウントの取得後、すぐに利用できます。
部署や承認ルート、入力項目の追加・修正などの設定が簡単に行える操作性の高さもポイントです。また、機能や操作性などが同じレベルのシステムを絞り込む場合は、見積もりを依頼し、初期費用やランニングコストなどで比較検討しましょう。
6.ユーザー教育と管理者教育をする
システム運用の開始前には、システムを利用する社員や管理者に対して教育を行いましょう。操作性が高いシステムであっても、操作に慣れるまでには時間がかかります。何の教育も行わずに導入すれば、導入後のパフォーマンスが導入前よりも低下する可能性があります。システムの操作に早く慣れてもらうためにも、事前研修などの実施も大切です。
また、操作マニュアルを作成し、各部署などに配布しておけば、システムを利用する社員は不明点をその都度確認できます。さらに、システム担当者への質問対応などの負担を減らすことにもつながります。
ワークフローシステムの選び方のポイント
どのようなシステムを選定するのかで、導入後の業務効率が左右されます。そのため、何を基準にしてシステムを選ぶのかが重要になります。ここでは、システムの選定で失敗しないためのポイントを確認しておきましょう。
利用者が使いやすいか
システムを選定する際は、パソコン操作が不慣れな社員が違和感を抱いたり、システムに拒否反応を示したりしないよう、使いやすいシステムを選ぶことが大切です。システムの操作が複雑でむずかしい場合、導入前よりも業務の負担が増えるといった結果を招く恐れがあります。
そのような状態を避けるためにも、誰が使用しても使いやすいシステムかどうかを検証しましょう。たとえば、直感的な操作が可能、スマートフォンなどによる申請や承認が行えるなどのシステムも有効です。
自社の業務内容に合った機能か
高機能のシステムでも自社に不要な機能ばかりでは、ムダなコストを支払うことになります。自社のワークフローを事前に整理しておき、課題を改善できる機能を搭載しているシステムの選定が必要です。
たとえば、データ化した申請書や稟議書をメールやコミュニケーションツールなどで共有しているケースで考えてみましょう。この場合、すでにメールやツールの活用で、ペーパーレス化やワークフローの簡略化が実現できています。
そのため、高機能システムの導入により、構築されたワークフローを壊して再構築する必要があり、かえって効率が悪くなる可能性があります。現状を検証し、自社に必要な機能かどうかを明確にしたうえで、ムダなコストをかけずに済むシステムを選びましょう。
申請書の処理状況は確認できるか
申請中の進捗状況や過去に決裁された申請書の検索が容易に行えることも、選定時の重要なポイントです。承認後の業務を円滑に進めるうえで、申請から承認までのワークフローを滞りなく実施する必要があります。
そのためには、申請書が今どこにあり、誰の手元で止まっているのかなどの進捗を把握できる機能を搭載していることが欠かせません。リアルタイムで確認できるのか、検索や閲覧の範囲や操作は簡単に行えるのかなども導入前に確認しておきましょう。
また、承認の証跡が記録される、そのデータを簡単に閲覧できるなどの機能が充実しているかどうかも大切です。いつ誰が承認したのかが確認できるため、申請者は申請書の処理状況を把握でき、必要に応じて決裁者にリマインドで承認を促すなどの対応が可能になります。
メンテナンスが簡単にできるか
カスタマイズ性が高く、必要に応じてメンテナンスが簡単に行えるシステムを選びましょう。企業では、法制度の改定や組織図などの変更によって、業務の追加や拡張が必要になるケースがあります。その場合でも、工数をかけずに申請が行えるかが重要になります。金額などの条件ごとに承認ルートを決められるなどの詳細な設定が行えるシステムを選ぶことも大切です。
利用中のシステムと連携ができるか
既存のシステムやツールとの連携機能があるシステムを選べば、社内データの一元管理が可能になります。総務や人事、経理などでのデータの共有が容易になり、手作業による入力ミスや操作ミスなどを減らすことも可能です。外部システムとの連携機能があれば、将来的に導入するシステムにも対応でき、社内での利用範囲を広げられます。
おすすめのワークフローシステム
ここでは、上述した選定ポイントを踏まえた、おすすめのワークフローシステムを2種類紹介します。
Garoon
「Garoon（ガルーン）」は、2019年時点で5,800社・270万人が利用する中堅・大規模組織向けのワークフローシステムです。ワークフローに必要とされる基本的な機能を完備しており、ほかのシステムとの連携も可能です。また、組織ごとに権限委譲するなどの管理機能も充実しています。さらに、日本語のほか、英語や中国語にも対応しています。
Flow
「Flow（フロー）」は、SharePoint Online を基盤とするクラウド型のワークフローサービスです。SharePoint Online とは、Microsoft が提供する Office 365 のサービスの一つで、テンプレートを用いればワークフローを簡単に作成できます。そのため、パソコン操作に不慣れな社員でも直感的に操作できます。
また、パソコンだけではなく、スマートフォンからのアクセスも可能です。経費の精算なども外出先から申請できるため、申請や承認業務をスムーズに行えます。Flow を導入する場合は、SBテクノロジーのサポートをあわせて利用することをおすすめします。
まとめ
ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認までの時間を短縮できるうえに、コア業務に必要な時間を費やせます。また、ペーパーレス化やテレワーク化などによるコスト削減や業務の効率化も可能です。操作性の高さやメンテナンスのしやすさなどを考慮し、自社にあったシステムを選びましょう。
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