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SharePoint でポータルサイトを構築| Microsoft 365 を活用する

情報共有やワークフロー改善のためにさまざまなサービスが提供されていますが、マイクロソフト社の SharePoint もそのひとつです。この記事では、 SharePoint で社内ポータルサイトを作成する予定の担当者に向けて、SharePoint の機能や利用するメリット、ポータルサイトの作成方法を紹介しています。SharePoint の操作方法について学び、ポータルサイト作成や今後の業務効率改善に役立ててください。

SharePoint で何ができるのか

SharePoint とは、 Microsoft 365 のサービスであり、組織内のサイトを作成することで情報を共有・管理できる企業向けのアプリケーションです。SharePoint では、社内用サイトの作成とカスタマイズ、検索、ワークフローの構築などが行えます。社内用サイトは、組織全体に向けて情報を発信できるほか、プロジェクトチームなど限られたグループによる情報共有にも役立ちます。

モバイルアプリからのアクセスや共同作業もできるため、リモートワークにも最適です。また、Microsoft 365 では SharePoint 以外にも、クラウドサービスやセキュリティなどさまざまなサービスが利用できます。Office との互換性もあり、Excel や Word を利用する組織ではファイル共有も安全に行えます。

SharePoint のメリット・デメリット

SharePoint を導入することで、どのようなメリットが得られるでしょうか。ここでは、メリットとデメリットについて紹介します。

SharePoint のメリット

SharePoint の最大のメリットは、Microsoft 365 ツールとの連携性の高さです。Office ツールとの相性がよく、SharePoint 上でファイルの編集や共有が行えます。また、ポータルサイト(チームサイト)の作成も容易にでき、レスポンシブデザインを作成できるので、スマートフォンやタブレットからもアクセスが可能です。

モバイルアプリも無償で提供されており、デバイスを選ばずに利用できます。サイトには、コメントや「いいね」機能が装備されているため、円滑なコミュニケーションが実現できます。

SharePoint のデメリット

SharePoint のデメリットは、インターフェースの自由度が低く、作成できるデザインが限られていることです。直感的に操作できる設計がユーザーには好まれますが、そのためにはカスタマイズが必要になります。また、詳細なアクセス解析はできず、コメントや「いいね」も匿名で付けることはできません。

SharePoint でサイトを作成する

SharePoint で最初に行う作業は「サイト」を作成することです。ファイルや情報の共有は「サイト」を通して行います。テンプレートや Web パーツが各種用意されているので、それらを使用してサイトを作成しましょう。また、サイトには2種類あり、それぞれ「コミュニケーションサイト」「ポータルサイト(チームサイト)」と呼ばれています。作成方法と併せて、以下で詳しく解説します。

ポータルサイト(チームサイト)

ポータルサイト(チームサイト)は、部署やチーム、プロジェクト単位で情報共有する際に活用できるサイトです。対象を絞ったユーザー内でのコンテンツ作成や投稿に向いています。メンバーであればサイト作成後にファイルや情報、コンテンツを管理できます。また、タスクやスケジュールの管理も共有可能です

ポータルサイト(チームサイト)の作成方法

ポータルサイト(チームサイト)の作成方法について解説します。サイトの作成は、Microsoft 365 の管理センターのほか、アプリ画面の「サイト作成」からも行えます。

  1. Microsoft 365 の管理センターを開く
  2. 左下の「すべてを表示」をクリック
  3. SharePoint を選択
  4. 「サイト」から「アクティブなサイト」をクリック
  5. 「+作成」をクリック
  6. 「新しいサイトの作成」が表示されたら「チームサイト」をクリック
  7. サイト名やメールアドレスなど、必要な情報を入力して「次へ」をクリック
  8. グループメンバーの追加を行う(後から加えることも可能)
  9. 「完了」ボタンをクリックし、「アクティブなサイト」一覧にサイトが追加されていることを確認

コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイトは、ポータルサイト(チームサイト)よりも公開対象を広げ、幅広いユーザーで情報を閲覧・共有する際に適しています。ニュースやイベント、ギャラリーなどの Web パーツが利用できるため、視覚的なアピールが可能です。また、目的に沿ったサイトデザインを選択でき、独自のデザインも作成できます。

コミュニケーションサイトの作成方法

コミュニケーションサイトの作成方法について解説します。ここでは、ニュースやイベント等を共有できる「トピック」を選択しますが、主に写真や画像を表示する「ショーケース」や独自デザインを作成できる「空白」といったデザインも選択できます。

  1. Microsoft 365 の管理センターを開く
  2. 左下の「すべてを表示」をクリック
  3. SharePoint を選択
  4. 「サイト」から「アクティブなサイト」をクリック
  5. 「+作成」をクリック
  6. 「新しいサイトの作成」が表示されたら「コミュニケーションサイト」をクリック
  7. 「デザインの選択」から「トピック」を選択
  8. サイト名やサイトアドレスなど、必要な情報を入力し「完了」をクリック

サブサイトも作成できる

ポータルサイト(チームサイト)、コミュニケーションサイトの配下には、サブサイトが作成できます。サブサイトに特定の情報だけを集めることで整理がしやすくなり、効率のよい情報入手が可能です。テンプレートの利用やグループ作成もできるため、幅広く利用できます。

  1. サブサイトを作成したいポータルサイト画面から、左下の「設定」をクリック
  2. 「サイトコンテンツ」を選択
  3. 「新しいサブサイト」をクリック
  4. サイトタイトルやサイトアドレスを入力
  5. テンプレートを選択し「権限」の設定を行ったら「作成」をクリック
  6. 「このサイトの閲覧者」「このサイトのメンバー」「このサイトの所有者」にユーザーを追加して OK をクリック

SharePoint の機能

情報やファイル共有に活用できる SharePoint ですが、サイト作成以外にも便利な機能が組み込まれています。ここでは、SharePoint の機能について紹介します。

コンテンツ管理

コンテンツ管理は、サイト内のコンテンツをデータベースとして管理できる機能です。文書や画像の共有、保管、管理ができ、ファイルの種類や用途別にライブラリが作成できます。ファイル一覧を表示することも可能です。また、連絡先や予定表などのリスト作成では、カスタマイズしたオリジナルのリストも作成できます。アプリを追加すれば、アンケートフォームや掲示板の作成も簡単です。

ワークフロー

ワークフローは、業務上のプロセスを自動化し、コンテンツ上で行う機能です。テンプレートが組み込まれた SharePoint は、ワークフローを利用することで共同作業が可能になり、業務の効率化を図れます。SharePoint に用意されているワークフローのテンプレートは以下の5つです。

  • 承認のための回覧
  • フィードバックの収集
  • 署名の収集
  • 3段階の状態管理(ビジネスプロセスの管理)
  • 発行の承認(Web ページ発行のための承認)

ワークフローは効率化が期待できる一方で、構築までに時間がかかります。SBテクノロジーが提供しているワークフローサービス「Flow」を利用するのもおすすめです。

Office ツールとの連携

SharePoint では、 Office ツールとの連携がスムーズに行えます。SharePoint 上で Excel や Word などのファイルが共有でき、複数人での同時編集も可能です。リアルタイムで反映されるため、リモートワークにも活用でき、効率よく作業が行えます。

SharePoint でポータルサイトを作成する際のポイント

SharePoint でポータルサイト(チームサイト)を作成する際に、気をつけたいポイントを紹介します。

インターフェースにこだわる

ポータルサイトは、情報共有の場であるという視点を持ってインターフェースを設計しましょう。ポータルサイトのトップページは、ユーザーにとって最初に閲覧する場所です。社内ポータルであれば、社員との重要な情報接点であり、コミュニケーションの場となります。IT 部門だけでインターフェースを決定してしまわずに、他部門からも意見を聞き、使いやすいインターフェースにすることが必要です。

コミュニケーション方法を決める

社員とどのようなコミュニケーションを実現したいか、ゴールイメージを描いておくことが重要です。タイムリーな情報を伝えるためにどんな形式を利用したいのか、社員とは双方向のコミュニケーションを望んでいるのかなど、伝えるべき情報や手段によってトップページのデザインレイアウトにも影響してきます。

関係部門にヒアリングをする

情報発信のためには関係部門の協力が必要不可欠です。社内ポータルであれば、さまざまな部門が関わってくるため、みんなにとって使いやすい状態を維持しなければなりません。ポータルサイトに期待していることや要望など、関係部門にアンケートやヒアリングを行い、一つひとつ確認していくことが運営するうえで重要になってきます。

まとめ

SharePoint でポータルサイトを作成することは、社内のコミュニケーションを円滑にし、スムーズな情報共有や業務の効率化を可能にします。また、リモートワークにも活用できるため、変化しつつある働き方にも柔軟に対応できます。

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