メールの送信は一歩間違えれば、情報セキュリティに関連する問題やトラブルに発展する可能性があります。メールの誤送信には、どのように対処すればいいのでしょうか。
この記事では、メールの誤送信対策を検討中の人に向けて、対処法や謝罪の際の注意点などを解説します。個人や企業ではどのような対策が求められるのかについても紹介しているため、あわせて参考にしてください。
メールの誤送信とは？よくある3つのケース
メールの誤送信とは、送信先の設定やメールの記載内容の誤りに気付かず、メールを送信してしまうケースを指します。ここでは、よくある3つのケースについて解説します。
送信する相手を間違える
メール誤送信のよくある例として、操作ミスで送信先を間違えるといったケースが少なくありません。たとえば、宛先そのものを間違えるケースもあれば、BCC で送信するはずが誤って CC に設定してしまったというケースが挙げられます。設定した時点で間違えていても、送信前に確認を怠らなければ未然に防げるミスです。
メールの内容に不備がある
メールの記載内容に誤りがあるまま送信してしまうケースも多いです。たとえば、テンプレートを使用してメールの本文を作成した場合に、不要な部分を削除し忘れたり、誤字脱字があったりするなどの例が挙げられます。また、本文だけを送信して、添付ファイルを送り忘れるといったケースもよくみられます。
社内ルールに違反している
情報セキュリティの規定上、添付ファイルを送る際に暗号化をルールとしている企業が多いです。しかし、暗号化をせずにそのまま添付ファイルを送信する、上司に確認をとらずに送信してしまったなど、社内ルールに違反しているケースも少なくありません。セキュリティ事故のリスクが高まるため、注意が必要です。
メールの誤送信にはどのようなリスクがあるのか？
メールの誤送信は小さなミスですが、場合によっては大きな損害が発生するリスクがあります。
個人情報が外部に漏れてしまう
メールの誤送信で起こり得るリスクは、個人情報などの情報漏えいです。メールの送信先を間違えた場合、記載されているメールアドレスなどの個人情報が無関係の人に知られてしまうリスクがあります。とくに、メールの本文に名前や住所、連絡先などの個人情報が含まれている場合は訴訟問題に発展しかねません。
会社の機密情報が漏れてしまう
メールの送信先を間違える、機密情報を誤って添付してしまうなど、気付かないうちに会社の重要情報を外部に流出してしまう恐れがあります。開発中の商品やサービスなどの機密情報が外部に漏れ、悪意のある第三者に利用されれば会社に大損害を与えてしまいます。また、社内だけでなく、他社の機密情報を取り扱う場合にも注意が必要です。
相手に失礼な印象を与える
記載内容に誤りがあるメールを送信してしまうと、相手に失礼な印象を与えるだけでなく、不快にさせてしまう可能性があります。とくに、直接会ったことがない相手に送る場合は、メールでのやりとりが自社の印象として捉えられるケースが多いです。失礼な印象を与えれば、自社の信用問題につながってしまいます。
メールを誤送信してしまう原因
メールの誤送信の原因として、大きく2つに分けられます。それぞれの原因について詳しく解説します。
心理的な状態が影響する
メールの送信業務は、送信先や添付ファイルなどを設定し、本文を記載して送信するといったルーチン化しやすい作業のため、集中力や緊張感が緩みやすくなります。これらの心理的な状態が影響して、メール送信前の確認作業を怠ったり、送信時のルールを忘れてしまったりするなどのミスが発生してしまいます。
作業環境が悪い
物理的な原因で、メールの誤送信が発生することもあります。たとえば、パソコンやキーボードなどの周辺機器の調子が悪く、タイプミスや操作ミスが起こりやすいケースです。作業環境が悪いとストレスがたまりやすくなり、人的なミスを招く可能性が高まります。
ハイスペックな備品をそろえる必要はありませんが、ストレスを感じずに使用できる作業環境の整備が重要です。
メールの誤送信に気付いたときの対処法
メールの誤送信は、対処の仕方によっては問題やトラブルに発展することもあります。以下を参考に適切な対処を行いましょう。
上司に報告する
誤送信に気付いたら、上司への報告を優先させる必要があります。顧客と取引先との関係性などによっても対応の仕方は異なる場合もあるため、上司の判断が不可欠です。個人で勝手に判断して誤った対処をすれば、状況を悪化させる可能性があります。誤送信は個人のミスから発生したものですが、その後の対応は会社としての信用を左右するため、必ず上司に相談しましょう。
影響の範囲を確認する
メールの誤送信が起きた時点から発覚までの情報の整理が必要です。上司に報告する場合だけでなく、誤送信をした相手に状況説明や謝罪をする際に重要になります。具体的には、以下の項目を参考にして情報や誤送信による影響の範囲をまとめましょう。
- 発生した日時
- 送信先
- 送信内容
- 発生場所
- 発覚した状況
- 原因
関係者に謝罪する
メールを誤送信した相手に対する謝罪は欠かせません。電話やメールを利用するほか、直接出向いて謝罪する方法があります。誤送信した情報の重要度や相手先の対応などによっては、上司と一緒に出向いての謝罪が必要なケースも出てきます。誤送信したことへの謝罪だけで済まさず、原因や今後の対策まで説明できるように準備しておきましょう。
今後の対策を考える
関係者への謝罪で終わらずに、社内や部署でも対策を検討する必要があります。メールの誤送信は、誰にでも起こり得る人的なミスです。同じようなミスを繰り返さないためにも、メール送信時のルールを決めたり、全社員を対象にした情報セキュリティ研修を行ったりするなど、具体的な行動を起こして今後に備えましょう。
メールの誤送信について謝罪する際の注意点
メールの誤送信を関係者に謝罪する場合は、以下の点に気を付けましょう。
なるべく早めに対応する
メールの誤送信に気付いてから対応するまでの時間が短いほど、被害を最小限に抑えられる可能性が高まります。一度送信したメッセージや添付ファイルは、チャットツールなどのように簡単に削除できません。ただし、相手がメールを開く前に削除依頼を行えれば、最小限の被害で抑えられます。
どのような誤りがあったのか説明する
謝罪して削除依頼をするだけでは不十分です。謝罪方法に限らず、送信先やメール内容、添付ファイルのどこにどのような誤りがあったのかを説明する必要があります。詳しい説明もせずに「削除してください」とお願いするだけでは、誠実な謝罪は行えません。
誤送信したときの状況を説明する
謝罪や削除依頼だけでなく、メールの誤送信に至るまでの経緯や原因の説明を簡潔に伝えましょう。状況説明がしっかりと行えないと、社員の教育ができていない会社だと印象付けてしまう可能性があります。
今後の再発防止策を伝える
状況説明をし終えたら、今後の対策についても伝えておくことが大切です。原因や状況説明、再発防止策まで相手に説明してこそ、誠実な対応と相手に認めてもらえます。二度と同じミスをしないという決意表明のためにも、必ず再発防止策を伝えましょう。
メール誤送信を防止するための対策
メール誤送信を未然に防ぐための具体的な対策について解説します。自社でのメール誤送信対策を検討する際に役立ててください。
送信前にチェックしてもらう
メールは送信してしまえば取り消せません。そのため、メールの送信先や記載内容、添付ファイルの中身などに誤りがないか、上司や同僚などの第三者に確認してもらってから送信すると良いでしょう。メールの送信ルールとして決めてしまえば、業務の一環としてメールを確認しあえるため、声をかけづらいといった悩みを抱えずに済みます。
オートコンプリート機能を使わない
メールの送信時にオートコンプリート機能を利用すると便利ですが、送信先ミスを招きかねません。オートコンプリート機能とは、送信先の入力時に候補をいくつか表示してくれる機能です。送信先だと思って選んでしまうケースも多く、ミスにつながります。
事前に機能をオフにしておけば、アドレス帳から送信先を選ぶようになるため、選び間違えなければ送信先ミスの発生を防げます。
アドレス帳を工夫する
一般的なアドレス帳では、送信先がローマ字表記のアドレスや名前で登録されるため、似たような文字が並んでいると、誤って選んでしまう可能性があります。送信先ミスを防ぐためには、アドレス帳を工夫すると良いでしょう。
たとえば、社内用と社外用に分ける、送信先の名前はローマ字ではなく漢字で登録するなどの工夫を施せば、送信先を選び間違えるミスを減らせます。
送信を取り消す
メールツールの中には、メールの送信後でも送信を取り消せる機能が搭載されているものがあります。この機能は、送信ボタンを押すとメールが一時的に保留の状態になり、ミスに気付いた場合にすぐに送信を取り消せる仕組みです。保留時間の目安はメールツールなどによって異なりますが、数秒から数十秒程度が一般的です。
メールの誤送信対策ができるシステムを導入する
メールの送信は人的なミスが生まれやすいため、メールの誤送信対策に特化したシステムの導入を検討する企業も少なくありません。これらのシステムには、送信前に送信先を再度確認できる機能や、送信前に上司の承認を受けてから送信できる機能などが搭載されています。
このように、送信先の確認やメール内容の不備を上司に確認してもらうなどのプロセスを強制的に取り入れられれば、メールの誤送信の頻度を減らせます。
まとめ
メールの誤送信は、送信する人の心理状態による影響や作業環境によって引き起こされる場合が多いです。しかし、対策を立てずにミスを放置すれば、情報漏えいや機密情報の外部流出、顧客や取引先の信頼を失うなどのリスクが高まります。上記で紹介した対処法や謝罪時の注意点などを参考にして自社での対策を練りましょう。
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