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SharePoint Online とは?|基本から導入のメリット、費用、活用方法まで徹底解説

SharePoint Online とは、Microsoft が提供しているファイル・情報共有サービスです。この記事では SharePoint Online とはどのようなサービスなのか、導入するメリット、注意点、費用などについて解説します。SharePoint Online を活用すべきなのは、どんな時なのかについても紹介していますので、参考にしてください。

SharePoint Online の基本

SharePoint Online とはどのようなサービスなのでしょうか。ここでは、SharePoint Online の基本事項について解説します。

SharePoint Online とは?

SharePoint Online は、Microsoft がビジネス向けに提供しているサービスの1つです。ファイル・情報共有サービスで、クラウド上でファイルの保管や共有ができます。データはクラウド上に保存できるため、インターネット環境のある場所でなら、いつでも、どのデバイスからでもファイルを利用できます。アクセス権を付与することで、ファイルの共有が可能となります。

SharePoint Online でできること

SharePoint Online には、さまざまな機能があります。クラウド上にデータを保管・共有できるため、チームメンバーでファイルの同時編集なども可能です。プログラミングなしで、ポータルサイトを作成できることも大きな特徴です。

掲示板やお知らせなどで情報公開ができるため、情報を集約するためのポータルとして活用できます。アプリケーションを開かず、ブラウザ上での編集もできるため、デバイスの種類や場所を選ばずに利用可能です。アクセス権限・編集権限の設定も行なえます。

One Drive との違い

One Drive と大きく異なる点は、SharePoint Online では、ポータルサイトを作成できるところです。One Drive は、オンラインストレージサービスであり、SharePoint Online と同様、インターネット上にファイルの保存ができ、自分以外のユーザーとの共有・同時編集などが可能です。

文書管理機能やファイル検索など、ファイル管理の利便性という点においては、SharePoint Online の方が優れています。組織としてファイル保存や共有などを行いたい場合には、SharePoint Online、個人のファイルを保存しておきたい場合には One Drive をおすすめします。

SharePoint Online 導入のメリット

SharePoint Online を導入するメリットを4つ解説します。

クラウド上でデータの保存・共有ができる

SharePoint Online は、クラウド上でデータの保存や共有が簡単に行えます。同じファイルを複数人で同時編集できるため、チームメンバーと一緒にファイルを見ながら、資料作成や企画立案などが行なえます。

ローカルに保存したファイルも同期がされることもメリットです。オフラインの状態で、ローカルで編集した情報は、オンラインになった際に、クラウド上のファイルと同期できるため、出先や移動中でも、作業を続けられます。

情報漏えいのリスクを管理できる

SharePoint Online は、アクセス制限によるセキュリティリスクの管理が可能です。アクセスできるメンバーを制限することで情報漏えいなどのリスクを軽減しながら、ファイルの共有や編集が行えます。招待機能を活用することで、社外の人とも情報共有できますが、その際の権限設定も社内で行えるため、安全です。

プロジェクトによっては、機密情報や重要なファイルを扱います。社外の人とのファイル共有が必要な場合は情報漏えいの不安も大きいですが、SharePoint Online では、暗号化などのセキュリティ対策も取られているため安心です。

全ファイル内の情報を一括検索できる

SharePoint Online には、全文検索という機能が搭載されており、全ファイル内の情報を一括検索できます。全文検索とは、「東京」で検索した際に、ファイル名・本文・プロパティ情報・文中の住所など、文書に含まれる全内容の中から「東京」という文字列を含むファイルをすべて抽出する検索形式のことです。

一括検索できることで、必要な情報やファイルが効率的に探し出せます。検索結果では、ファイルの中身も表示されるため、必要なファイルをすぐに見つけられます。

デバイスや場所を選ばず使用できる

SharePoint Online は、Web 上でファイルの閲覧や編集ができるため、デバイスや場所を選ばず使用できます。Office アプリケーションを開かなくても、ブラウザ上での閲覧・編集ができるため、Office アプリケーションが入っていないタブレット・スマホなどでも、利用できます。

移動中や外出先から、モバイル端末などを使ってファイルにアクセスできるため、時間の有効活用ができます。

SharePoint Online 導入の注意点

SharePoint Online を導入する際の注意点を3つ解説します。

SharePoint Online 単体の契約では機能が限られる

SharePoint Online を単体で契約した場合には、利用できる機能が限られるため、注意が必要です。SharePoint Online 単体契約の場合、スケジュール管理機能やメール・メッセージの送受信機能は搭載されていません。

この場合、Outlook などその他のソフトウェアと組みあわせる必要があります。SharePoint Online は、サブスクリプションサービスである Microsoft 365 の契約を行うことでも、導入できます。他のアプリケーションと一緒に利用したい場合におすすめです。

情報セキュリティ管理者によるチェックが必要

情報セキュリティ管理者によるチェック、社員への啓発などを日々行うことが必要です。SharePoint Online では、招待機能を使って社外のユーザーと情報共有できることが特徴の1つです。しかし、外部ユーザーとのやりとりをする場合には、アクセス権限などの細かな権限設定が必要となります。

ファイルへの権限を入手する目的で、悪質な偽装メールなどが送られてくる可能性もあります。セキュリティを高めるための注意を怠らないように気をつけましょう。

テスト移行を必ず行う

テスト移行も必ず行いましょう。移行する際にトラブルが生じる可能性もあるため、事前のチェックが重要です。SharePoint Online は、さまざまな機能が搭載されており、中には使用しない機能も多くあるはずです。

自社にとってどの機能が必要なのかを明確にした上で、段階的に移行していきましょう。いきなりすべての機能を全社的に導入すると、使い方が分からず浸透しにくいです。SharePoint Online を上手く活用できない可能性があるため、移行作業は慎重に行いましょう。

SharePoint Online の費用

SharePoint Online のプランと費用について解説します。

単体プランの場合

プラン1には SharePoint Online の基本的な機能が搭載されています。プラン2では基本機能に、セキュリティやコンプライアンスなどの高度な機能が追加搭載されています。セキュリティを重視する際は、プラン2をおすすめします。

料金(月額) 機能
SharePoint Online プラン1 540円/ユーザー
  • ファイルの共有、共同作業
  • クラウドとローカルの同期
  • ワークフロー
  • 基本記憶領域 1TB(ユーザーごとにプラス 10GB)
SharePoint Online プラン2 1,090円/ユーザー
  • ファイルの共有、共同作業
  • クラウドとローカルの同期
  • ワークフロー
  • Excel や Visio、InfoPath との連携
  • 電子情報開示
  • 動画検索
  • アイテム保持ライブラリ
  • 機密情報の識別や監視、保護など
  • 基本記憶領域 1TB(拡張化・ユーザーごとにプラス 10GB)

Microsoft の他のアプリケーションと合わせて契約する場合

Office 365 または、Microsoft 365 の契約を行なうことで、SharePoint Online も使えるようになります。Office 365 は、Office アプリやクラウドサービスが利用できるもので、Microsoft 365 は Office アプリやクラウドサービスに包括的なセキュリティを組みあわせたものです。

Office 365(Microsoft 365)には4つの大企業向けプランがありますが、SharePoint Online が利用できるプランは3プランで、月額料金(2020年12月時点)は以下のとおりです。

  • Office 365 E1:870円/ユーザー(SharePoint Online プラン 1、Office アプリの利用不可)
  • Office 365 E3:2,170円/ユーザー(SharePoint Online プラン2、Office アプリの利用可)
  • Office 365 E5:3,810円/ユーザー(SharePoint Online プラン2、Office アプリの利用可)

一般法人向けの Microsoft 365 には3つのプランがあり、どのプランでも SharePoint Online の利用が可能です。月額料金(2020年12月時点)は以下のとおりです。

  • Microsoft 365 Business Basic:540円/ユーザー(Word・Excel・PowerPoint のみ利用可)
  • Microsoft 365 Business Standard:1,360円/ユーザー(すべての Office アプリの利用可)
  • Microsoft 365 Business Premium:2,180円/ユーザー(すべての Office アプリの利用可)

SharePoint Online を活用すべき場合

SharePoint Online を活用すべき場合について解説します。

業務効率や生産性を向上したい

SharePoint Online は、業務の効率化や生産性を向上させたい人におすすめです。ファイルの保存や共有が簡単に行え、場所やデバイスを問わずにアクセスできるため、業務がはかどります。SharePoint Online は、Word や Excel などといったその他の Office アプリとの連携が可能で、スムーズにファイルの編集が行なえます。

情報管理や共有だけでなく、ワークフロー管理・コンプライアンス・セキュリティ強化などもはかれるため、社外での作業も安心でしょう。

リモートワークでも連携を深めたい

SharePoint Online は、リモートワークでも連携を深めたい人におすすめです。SharePoint Online の活用で、クラウド上にファイルが保存でき、簡単に共有・同時編集ができます。クラウドサービスのため、場所やデバイスを選ばずに作業でき、情報の共有・連携が可能となります。

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、リモートワークを導入する企業が増加し、情報連携の難しさが課題となっています。リモートワークを上手く行うためには、データや情報の共有を、いかにスムーズに行うかがポイントになるので、利用のメリットは大きいでしょう。

社内ポータルを活用したい

SharePoint Online は、社内ポータルを活用したい人におすすめです。SharePoint Online には、社内ポータルを作成するための機能があります。お知らせ機能・情報公開・リンク集・ランチャーなどといった機能があり、社内システムとの連携も可能です。

レイアウト・テーマなどの活用で見た目を調整し、お知らせ機能・リンク集・掲示物などの中から必要な機能を選ぶだけで、簡単に社内ポータルが作成できます。プロジェクト単位・部署単位で公開範囲も選べるため、必要な情報を必要なメンバーに的確に届けられます。

まとめ

SharePoint Online は、Microsoft が提供するファイル・情報共有サービスです。クラウド上にファイルの保存ができ、簡単にデータの共有・編集ができます。社内ポータルの作成機能があり、情報漏えいリスク対策も行なわれているため、安心して利用できます。

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