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テレワーク導入をハンコが妨げている?電子承認システムについても紹介します

テレワーク導入が進んでいくかどうかは、ハンコが鍵となります。新型コロナウイルスが流行していても、ハンコのために出社しなければいけないケースも少なくなく、社内でのハンコの取り扱いを見直す流れが進んでいます。

ハンコの代わりとなるシステムが、電子承認であるワークフローシステムです。この記事では、ハンコとテレワークの関係性、電子承認システム導入のメリットや注意点などについて解説します。テレワーク導入の参考にしてください。

テレワークとハンコ

テレワークとハンコにはどのような関係があるのでしょうか。ハンコがテレワークに与える影響などについて解説します。

テレワークが進むかどうかは社内のハンコにある

テレワーク導入が順調に進むかどうかは社内のハンコにあるといわれています。これは、どのような意味なのでしょうか。

現在、インターネットが広く普及していることと、IT 技術の進化により、テレワークを導入する技術的な環境は整っています。しかし、日本企業に深く根付いているハンコ文化がネックになり、テレワークが思ったように進まないこともあります。以下で、詳細について解説します。

テレワークが出来ない理由の1つにハンコ問題

新型コロナウイルスの流行が収まらない中でも、ハンコを押さなければならないという理由で出社することが話題になりました。このことからもわかるように、日本企業においてはハンコを押すという行為が非常に重要視されています。テレワークではハンコを押すことができず、契約書などに対応できないという理由から、テレワーク導入が思ったように進まないこともあるようです。

実際にテレワークで働いている人が、ハンコを押す・サインをするなどのタスクに対応するために、やむなく出勤することになったケースは少なくありません。アドビシステムズ株式会社の調査によると、テレワークで働いている人のうち、6割以上がハンコなどのタスクで出勤したことがあると回答しています。ハンコ問題はテレワーク導入のネックといえるでしょう。

※参考:アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表(2020年3月)

ハンコが重要視されている背景

日本企業ではハンコ文化が深く根付いていますが、これにはハンコを意思表示の1つとして捉える日本の社会通念が関係しています。例えば、契約書などにハンコを押すことによって契約に同意しているとみなす、藁議書などを承認したことの確認というように、ハンコ=承認という意識が日本では根強いです。そのため、ハンコを押すために出社しなければいけないという事態が発生しています。

しかし、世界的にみると、ほとんどの国がハンコではなくサインで承認の意思表示を行っています。日本でも、徐々に脱ハンコの流れが作られてきています。例えば、法律上ハンコが必要とされている書類などでも、ハンコではなく署名や電子署名でも可とするような変化の流れがあります。このようなことから、ハンコ文化は変えることが可能といえます。

ハンコを廃止もしくは今後廃止する流れがあると明言した企業

新型コロナウイルス流行以前から、脱ハンコの流れはありました。しかし、新型コロナウイルス感染が広まったことをきっかけにさらに加速しています。

例えば、サントリーでは「紙の押印省略」などを発表し、ペーパーレス化・脱ハンコを推進、GMOインターネットでは「印鑑の完全廃止」を決定しています。この他にも、Yahoo!、サイボウズ、LINE、メルカリ、マネーフォワード、U-NEXT など脱ハンコを掲げている企業は多数あります。

ハンコに代わるものはあるか

脱ハンコの流れが加速していますが、ハンコを廃止する場合には、それに代わる承認作業方法があるかどうかを考える必要があります。以降では、ハンコに代わる承認作業方法について解説します。

ワークフローシステムによる電子承認を行う

ハンコを廃止するためには、ワークフローシステムの導入が必要です。ワークフローシステムとは、申請や承認、決裁をデータ化し、自動化するシステムです。ワークフローシステムを導入することで、紙書類での申請などを行う必要がなくなります。

また、PC 上で使える電子印鑑・電子ハンコを用いることも良い方法です。パソコンなどで印鑑の画像やデータを、文書ファイルなどに付与できます。

電子承認導入のメリット

電子承認を導入することで、ペーパーレス化が進みます。従来は紙で行っていた申請や契約などが、データでやりとりできるため、わざわざ印刷する必要がありません。そのため、紙代やインク代、紙書類を保管するスペースといった、さまざまなコストをカットできます。

また、承認や決裁、押印といった作業をパソコン上ですべて行えるため、わざわざハンコを押すために出社する必要がなく、業務効率アップも可能です。

電子承認導入時の注意点

ワークフローシステムの導入には、コストがかかります。そのため、自社の状況や予算などを考慮しながら、導入について検討することが重要です。

また、脱ハンコを急いで進めすぎてしまってもいけません。今までのやり方をいきなりすべて変えてしまうと、混乱を招いてしまいます。その結果、業務が滞って、脱ハンコが頓挫してしまう可能性もあります。まずは、特定の部署から導入するなど、スモールスタートしましょう。

電子承認システムの選び方

新型コロナウイルスの感染拡大で注目を浴びているテレワークですが、働き方改革や人手不足などの理由から、今後も拡大していくと考えられています。そのため、電子承認システムは、テレワークが拡大した場合でも役立つシステムを選びましょう。

例えば、パソコンだけでなくスマートフォンからの申請・承認が可能なシステムは、端末や場所を問わずに利用できます。また、クラウド型のシステムなら、インターネットさえつながっていれば利用できるため、テレワークの際にも便利です。

まとめ

テレワークを導入していても、ハンコを押すために出社しなければいけない場合も珍しくありません。このような状況を改善するために、ワークフローシステムを導入するとよいでしょう。 SBテクノロジーが提供する「Flow」は、電子承認業務を効率化するワークフローサービスです。SharePoint Online を基盤としたクラウド型のワークフローサービスで、日本企業で求められるワークフロー機能を提供しています。パソコン・スマートフォンから、いつでもどこでも簡単に申請・承認が可能です。テレワークの導入・脱ハンコを目指しているのなら、ぜひ一度お問い合わせください。