Microsoft Teams とは、さまざまな機能を備えたビジネスチャットツールです。社内外のコミュニケーションを活性化し、ファイルの共有によるペーパーレス化も推進できます。働き方改革やテレワークの導入により、これまで以上に注目度が高まりました。
この記事では、Microsoft Teams の機能やメリットに触れたうえで、活用事例について紹介します。自社の業務改善や生産性向上のための情報として、ぜひ参考にしてください。
Microsoft Teams とは
Microsoft Teams は、Office 365 に含まれて提供されている、ビジネス向けのチャットツールです。チャット機能以外にも、ファイルを共有したり、Office 365 の他のアプリと連携したりもできます。また、通話や Web 会議も簡単に行えます。Microsoft Teams を活用することで、単独での作業をまとめられ、連絡内容や作業の状況も簡単に把握できるため、業務全体の効率化につながります。
Microsoft Teams の主な機能
ここでは、Microsoft Teams の主な機能について解説します。
チャット
1対1のやり取りだけではなく、複数のメンバーを追加して会話ができる機能です。メンションをつけて呼びかけることで、円滑なコミュニケーションが実現できるでしょう。新たに書き込まれたメッセージはリアルタイムで更新されます。後から履歴を読み返して、やり取りを確認することも可能です。画像、動画、ファイルなどを添付して、チャットで共有する機能もあります。
Web 会議
画面を開くと、チャットだけではなく、Web 会議を始められます。共有したファイルや画面を、会話をしながら閲覧できるのが、Web 会議の大きなメリットです。社内に限らず、外部のユーザーも Web 会議に招待できるため、顧客や取引先との打ち合わせにも便利です。あらかじめ Web 会議を予約して、約束した日時に開始するのも、運用方法のひとつです。
チーム
Microsoft Teams でチームを作成すると、チャットやファイルの共有が可能になります。管理者がメンバーを追加し、参加者だけが内容を確認できる機能です。管理者やメンバー以外にも、ゲストとして外部のユーザーの参加も可能です。また、チームのメンバー全員でやり取りするだけではなく、特定のメンバー同士でのプライベートなやり取りもできる仕組みです。
ファイル共有
Microsoft Teams は、Office 365 に含まれるサービスであるため、Word、Excel、PowerPoint などで作成したファイルも扱えます。過去に使用したファイルも、検索機能ですぐに閲覧できます。ファイルは、Microsoft Teams 上でそのまま閲覧できるのも便利な点です。
Microsoft Teams の強み
ここでは、Microsoft Teams の強みについて解説します。
円滑なコミュニケーション
1対1はもちろん、複数のメンバー同士でもスムーズにやり取りができます。ツールやアプリを切り替える手間をかけずに Web 会議やファイル共有ができるため、業務を効率よく進められます。Web 会議には外部のユーザーも招待できるため、クライアントを交えた会議や打ち合わせも可能です。Microsoft Teams の利用によって、さまざまなタイプのコミュニケーションが実現するでしょう。
多彩な機能
多彩な機能により、コミュニケーションの幅が広がります。テキストによるチャットだけではなく、ビデオや音声でのチャット機能も備えています。また、Web 会議では対面での会話に加え、デスクトップを共有したり、記録をとったりもできます。ホワイトボード機能、バーチャル背景・ぼかし機能など、便利な機能もあります。さらに、話している様子を配信することも可能です。
チームワークの実現
使いやすいチャット機能により、チーム内で迅速に意思疎通ができます。メール、Web 会議、ファイルといった、さまざまな情報を一元化することで、作業を円滑に進めやすくなるのも大きなメリットです。メンバー同士がスムーズに連携できるようになり、チーム全体での作業効率も高められます。
Office ツールとの連携
Office 365 の他のアプリと連携できるため、これまで使用していたファイルを、Microsoft Teams 上でそのまま操作できます。Word、Excel、PowerPoint などのファイルをアップロードし、メンバー同士で共同編集ができる機能があります。たとえば、プレゼンテーションの資料をメンバー同士で共有し、同時に編集しながら完成を目指すといった使い方ができます。
Microsoft Teams 導入のメリット
ここでは、Microsoft Teams 導入のメリットについて解説します。
テレワーク環境の確立
チャットや Web 会議を通して、活発なコミュニケーションが実現するため、テレワークに必要な環境が整います。ファイルの共有や共同編集の機能を活用することで、離れていてもチームのメンバー同士で連携しながら作業を進められます。パソコンはもちろん、タブレットやスマートフォンなど、さまざまなデバイスからも利用できるため、テレワークでも活用しやすいでしょう。
働き方改革の実現
政府が働き方改革を推進しており、長時間労働の改善や、柔軟に働ける環境の整備が求められています。働き方改革を実現するには、生産性の向上も課題のひとつです。Microsoft Teams を導入することで業務を効率化し、労働時間の短縮につながるでしょう。また、メンバー同士が離れていても情報を共有できるため、働く場所の制限もなくなります。
業務効率や生産性の向上
チャットでは、リアルタイムの会話だけではなく、やり取りした履歴の振り返りも可能です。また、会話する人数も自由に設定できるなど、状況にあわせてコミュニケーションの取り方を変えられるため、効率的に業務を進められます。
また、共有したファイルは、社内はもちろん、社外からでも閲覧可能です。共同編集もできるため、情報共有がスムーズになり、生産性の向上が期待できます。
Microsoft Teams の活用事例
ここでは、Microsoft Teams の活用事例について紹介します。
活用事例：生産性の向上
中小企業に対して、IT に関するアドバイスを行っている企業では、社内の連絡はすべて Microsoft Teams で行っています。モバイル端末とクラウドサービスを掛け合わせて活用しているため、どこにいても快適に業務を進められます。コミュニケーションが活性化して、チーム全体の意識も高まりました。また、情報共有がしやすくなり、労働環境も改善したことで社内全体の生産性も向上しています。
活用事例：テレワーク環境の確立
ある製造業の企業では、2018年から Microsoft Teams を導入しました。全国364拠点において、それぞれの裁量で Microsoft Teams を活用することにしたのが特徴的です。この取り組みにより、チャットでのコミュニケーションに加え、Web 会議での打ち合わせや商談も、着実に定着していきました。新型コロナウイルスへの対策としてテレワークを導入する際も、スムーズに対応できました。実際に、グループ従業員5万人の原則在宅勤務が実現しています。
活用事例：コミュニケーションの活性化
タクシーの配車サービスを提供している企業では、チャット機能を使い、顧客との会話の内容をログとして残し、業務の改善に役立てています。同社の本拠地は地方にあるため、リモートワークを行う社員が多く、24時間365日対応のコールセンターも稼働しています。Microsoft Teams のチャットや Web 会議で、スムーズなやり取りが実現すると、コミュニケーションのスピードも向上しました。
活用事例：業務効率の向上
製造業を営むある企業では、製品の修理や製品開発の際に、撮影した写真や映像を Microsoft Teams で共有しながら、作業を進めています。同社が Microsoft Teams を選んだのは、メールに添付できない大容量のファイルも、簡単にアップロードできるためです。進捗確認や報告も容易になり、作業効率や営業効率が向上しました。
活用事例：自治体
東京都内のある区役所では、職員同士のコミュニケーションツールとして、Microsoft Teams を活用しています。テキストでの連絡に加えて、資料や議事録の作成や管理にも、Microsoft Teams が役立っています。ファイルの共有機能や共同編集機能も積極的に活用し、ペーパーレス化を実現しました。
活用事例：教育現場
東京都内のある私立中学・高等学校では、教材やテストなどを Microsoft Teams で配布しています。従来は紙に印刷していましたが、採点もツール上で行う仕組みを取り入れました。その結果、教師の負担が減り、生徒も教材やテストの管理が楽になりました。教員と生徒だけではなく、教員同士や生徒同士のコミュニケーションも増えています。
活用事例：訴訟手続き
全国の複数の裁判所において、民事訴訟手続きの IT 化に、Microsoft Teams が導入されました。たとえば、訴訟関係者同士で Web 会議を開き、同じ場所に集まらなくても、争点整理ができるようになりました。画面共有機能により、資料や契約書などを全員で閲覧しながら話し合いを行います。
まとめ
Microsoft Teams は、業務の効率化に活用できる、多彩な機能を備えています。すでにさまざまな企業や団体が Microsoft Teams を活用し、高い成果をあげています。
クラウド設定自動化ツールの Provisioning Flow を活用すれば、Microsoft Teams や Office 365 のメーリングリストなどの払い出しが自動的に行えます。日本企業ならではの、複雑な承認プロセスに対応しているのも大きなメリットです。Microsoft Teams とともに導入して、業務効率をさらに高めましょう。
