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Microsoft Teams の使い方|主な機能やテレワークに向いている、便利な理由を紹介

Microsoft Teams(以下 Teams)は、複数人での業務やテレワークなどで活用できるコミュニケーションツールです。この記事では、Teams の特徴やメリットについて説明し、使い方を紹介します。ビジネスの環境を改善するために Teams を使用したいと思っている人は、ぜひ役立ててください。

Microsoft Teams とは

チームでの業務を進める際に役立つコミュニケーションツールです。業務上の連絡を Teams に集約することで、メンバー同士で円滑なやり取りを実現できます。テレワークが推進されるようになって以来、特に導入する企業が増えてきました。Microsoft 社が提供しており、一般的に「Teams」とよばれています。

Microsoft のツールなので安心して使用できる

セキュリティにしっかりと対応されており、業務に関わる重要な情報を安全にやり取りできます。提供元が「Microsoft」ということで、特に安心して利用できるというイメージをもつ人も多いです。

Microsoft Teams の主な特徴やメリット

ここでは、Microsoft Teams の主な特徴やメリットについて説明します。

Office 365 に含まれている

Office 365 の一部のプランに、Teams が含まれています。そのため、もともと自社に Teams が含まれる Office 365 を導入して使用している場合、改めて手続きしなくても Teams の利用を開始できます。

Office 365 以外のアプリとも連携が可能

Teams は Office 365 以外のアプリとも連携させられるため、プロジェクトの状況にあわせて便利な機能を追加できます。たとえば、顧客や取引先が使用しているのと同じアプリを連携させ、スムーズにやり取りすることも可能です。

Microsoft Office ユーザー向けの機能が豊富にある

Teams 内で Office 365 のアプリを使用できます。Word、Excel、PowerPoint など、これまでの業務で使っていたアプリをそのまま利用し続けることが可能です。アプリ同士の連携もスムーズに行えるため、業務の効率化にもつながります。

複数人での業務(共同編集)に対応している

Office 365 のアプリで作成したファイルを Teams で共有すれば、メンバー同士で一緒に編集できます。メンバー全員が編集に参加できるため、チェックや修正もスムーズに行なえます。コメントをつけて確認を促すことも可能です。また、1つのファイルを編集することで、ファイルの受け渡しの手間や送付のミスも防げます。

スケジュール管理も可能

Teams と Outlook を連携させると、予定が自動的に同期されます。どちらのアプリからも最新の予定を確認できるため便利です。共有設定を行ったものが同期されるため、これまでどおり自分だけの予定の管理もできます。

専用 Wiki が利用できる

Teams には、複数人が共同で編集したコンテンツを残しておく「専用 Wiki」の機能があります。チーム全員が編集できるため、マニュアルや共有事項などをまとめて管理することが可能です。

タブの活用でより便利に

タブを設定すると、チームのメンバーが簡単にアプリやファイルにアクセスできるようになります。頻繁に使用するものを追加しておけば、必要なときにすぐに開けるため便利です。チームの状況にあわせてタブを設定しましょう。

社内でのデータ受け渡しがスムーズに行える

社内でデータの受け渡しをするときは、挨拶や気遣いの言葉を記したメールに添付しているケースが多いです。しかし、Teams でデータを共有すれば、一言添えるだけで相手に送付できます。社内でのデータの受け渡しが円滑になると、業務の効率化も期待できます。なお、メールには添付できない大容量のファイルも、Teams なら添付が可能です。

グループチャットが可能、テレワークにも適している

Teams は、Microsoft 社が提供している Skype(Skype for Business)との連携も可能です。テキストによるチャットだけでなく、ビデオ通話による会話もできます。また、やり取りの履歴を後から確認することもできます。Teams と Skype を組み合わせて使用すれば、社内でのコミュニケーションがより円滑になるでしょう。

Skype for Business を導入している企業は、Microsoft Teams への移行がおすすめ

Skype for Business は、2021年にサービスが終了すると発表されています。そのため、現時点で Skype for Business だけを利用している場合は、サービス終了前に Microsoft Teams へ移行しておくのがおすすめです。

テレビ会議に役立つ機能も多数ある

Teams にはテレビ会議に役立つ機能もたくさんあります。具体的には、以下のとおりです。

デスクトップ画面を共有することができる

デスクトップ画面に表示されている内容をそのまま共有できます。そのため、重要な情報については、画面を見せながら説明できます。新しいシステムや機能の使い方を説明する際も活用できる機能です。また、パソコン上で不具合が起きたときにも、実際の状況を相手に見せながら改善方法について相談できます。

背景を隠せる

背景を隠す機能がついているため、背景を見られたくない場合でもテレビ会議に参加できます。急にテレビ会議に出席することになったとしても、慌てず参加できるため安心です。

退席、参加の管理ができる

Teams では、テレビ会議の参加や退席の管理もできます。会議の途中でも「会議のオプション」を選択し、「発信者が参加または退席するときに通知する」を ON すれば、設定が可能です。

シンプルな操作で使用できるので導入しやすい

すでに触れたとおり、Teams は Outlook との連携でスケジュール管理が簡単にできたり、テレビ会議の細かい設定も会議の途中で行なえたりします。シンプルな操作でさまざまな使い方ができるので、メンバー全員がスムーズに使いこなせる可能性が高いです。導入しやすく、社内にも定着しやすいでしょう。

Microsoft Teams の利用パターンと料金

Microsoft Teams は、Microsoft 365 に含めて提供している有償版と、機能が限定されている無料版の2つに大別されています。有償版は Microsoft 365 に含まれているため、すでに Microsoft 365 を契約しているなら新たに費用を支払わずに Teams を利用できます。
Microsoft 365 の各プランによって異なる機能もあるため、必要な機能が含まれているか確認しておきましょう。なお、プランによっては2020年4月21日から名称が変更になっているものもあるため、注意が必要です。

Microsoft 365 Basic, Business Standard, Business Premium

もともと「Office 365 Business Premium」などとして提供されていたプランです。Teams の使用料も含めた料金が設定されています。チャットなどの基本的な機能を利用できますが、一部利用できない機能もあります。

Office 365 E1, E3, E5

Teams の使用料がプラン料金に含まれています。基本的に、Teams のすべての機能を利用できます。細かい管理機能やサポートも利用できるため、Teams のさまざまな機能を使いこなしたい場合におすすめです。

Microsoft Teams 単独で使用、無料版

無料版の Teams は、Office 365 とは異なる単独のサービスとして提供されています。利用できる期間に制限はありませんが、使用できるのは基本的なチャット機能のみです。

Microsoft Teams の基本的な使い方

ここでは、Microsoft Teams の基本的な使い方について説明します。

1.共同作業するための準備をする

チームを作成する

共同作業を行う場所と参加するメンバーを設定しましょう。タグの機能もあるため、チームのメンバー同士で便利に活用できます。招待できるメンバーに制限はなく、社外の相手や海外にいる相手もメンバーとして追加できます。チームは複数作成できるため、部署やプロジェクトごとにチームを作ることも可能です。

ユーザーを招待する

ユーザーを招待する方法は3種類あります。1つ目は、リンクをコピーして相手に教える方法です。2つ目としては、連絡先に登録しているメールアドレスを使ってユーザーを追加する方法があります。3つ目は、新しく入力したメールアドレスから招待する旨を送信して追加する方法です。招待したい相手のメールアドレスを事前に確認しておけば、スムーズに招待できるでしょう。

チーム内に、チャネルを追加することも可能

チームを作ると、チーム内に複数のチャネルを追加できます。たとえば、チーム内で複数のプロジェクトを進めている場合、プロジェクトの数だけチャネルを作成してもよいでしょう。プロジェクトごとにやり取りを管理できるため、後から確認するときも便利です。

2.実際にコミュニケーションをとる

テキストチャットの実施

テキストチャットは、1対1はもちろん、チーム全体で行うこともできます。メンション機能もついているため、複数人で会話している場合でも呼びかけたい相手にきちんとメッセージを届けられます。

通話や、テレビ会議の実施

チャット画面にあるアイコンをクリックすると、通話やテレビ会議ができます。スケジュールを設定してユーザーを招待しておけば、指定した日時から会議を始めることも可能です。

まとめ

Microsoft Teams を活用すれば、業務上のやり取りを効率化できます。特にもともと Office 365 を利用している場合は、他のアプリとも連携できるため便利です。

クラウド設定自動化ツールの Provisioning Flow を利用すれば、Microsoft Teams や Office 365 のメーリングリストの払い出しも自動化できます。ワークフローによるチェックにより、Office 365 利用のガバナンスを保ちながら、設定の自動化により運用者の作業工数とユーザーへの提供リードタイムを大幅に削減します。Microsoft Teams を使いこなし、業務をスムーズに進めましょう。