クラウドを活用した業務プロセスの改善と自動化

クラウドを活用した業務プロセスの改善と自動化

ソフトバンク・テクノロジーでは、業務プロセスにおけるさまざまな悩みを解決します。


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Office 365 を、業務プロセスの改善や自動化に役立てていますか?

Office 365 の利活用で、企業の業務プロセスを自動化!

Office 365 とは、メールやスケジュール管理が可能な「Exchange Online」、ファイル共有などが可能な情報共有基盤「SharePoint Online」、作業を共同で進めるのに役立つチャット、ファイル共有、ビデオ通話が可能な「Microsoft Teams」、最新の Word、Excel、PowerPoint が利用できる「Office 365 ProPlus」など、コミュニケーションとコラボレーションの機能をオールインワンでご提供するマイクロソフト社のクラウド型サービスです。

当社では、この Office 365 を利用した業務プロセスの改善や自動化につながる活用方法およびサービスをご提供し、以下の課題を解決します。

  • Office 365 をもっと効率化、自動化の観点で活用したい …
  • SharePoint Online 上のワークフローをもっと活用したい …
  • Office 365 アカウントの管理やプロビジョニングの作業負担、作業ミスを軽減したい …
  • ヘルプデスクの業務を自動化したい …

ソフトバンク・テクノロジーが実現できること

ワークフローの最適化による業務プロセスの改善と自動化

Office 365 の情報共有基盤として活躍する SharePoint Online ですが、SharePoint Online 標準のワークフロー機能では日本企業が求める機能が備わっておらず、必要最低限の利用にとどまってしまうことがあります。
申請や承認業務を紙やメールで行ったり、Office 365 とは別のワークフローサービスを利用している企業も多い中、当社が提供する「Flow」では、SharePoint Online のワークフローの基本機能では足りない機能を補完することで、業務プロセス改善を図ることができます。


利用例. ワークフローにより、紙やメールによる申請業務をシステム化
紙やメールによる申請業務をシステム化

SharePoint Online 既存のワークフローサービスのように、管理者でないとワークフローが作成できないということはなく、誰でも SharePoint Online 上 でワークフローの作成や設定が可能です。

事業部門や現場に残るアナログな申請業務を、現場担当が自分たちで改善することで、業務効率化に繋がります。

Office 365 や Microsoft Azure の管理者の作業負担を軽減

Office 365 や Microsoft Azure の管理者は日々従業員からの利用申請や権限の変更の依頼が多く、社員数や組織変更の多い会社であればそれだけ作業負担が大きくなります。当社が提供する「Provisioning Flow」では、Office 365(Azure AD)や Microsoft Azure の設定を、ワークフローを介して自動化することが可能です。
これにより、権限設定などの非生産的なノンコア業務の自動化と管理者の負担を軽減を実現し、設定を自動化するため設定ミスや作業遅延も改善することができます。


利用例. Microsoft Azure や Office 365 のアカウント管理とプロビジョニングを自動化し、作業負担を軽減

管理者は、ユーザーから Microsoft Azure や Office 365 の利用申請が来た際、承認を行うだけで設定が自動適用されます。
申請履歴はワークフローで管理するため処理漏れを防ぐことが可能で、設定する項目は事前にテンプレートとして登録をするため、人的ミスも防ぐことができます。

作業負担を軽減

ヘルプデスクの Bot 化による、ノンコア業務の削減

管理者やヘルプデスクには日々従業員から多くの QA やサポート依頼が集まりますが、これらの業務は同じような依頼や質問も多く、生産性を下げる要因にもなっています。当社が提供する「Knowledge Bot」なら、問い合わせ業務を効率化する Bot を、その企業の用途に沿った形で簡単に作ることができ、より生産の高いコア業務へ時間を割くことができるようになります。また、問い合わせ内容を蓄積・解析して自動でデータベースへ情報が追加登録されるため、回答精度を高めることができます。


利用例. 同じような社内問い合わせを Bot が自動で回答し、ヘルプデスク担当の生産性アップ
ボットによるヘルプデスク担当の生産性アップ

SharePoint Online や Microsoft Teams で使用することができ、使い慣れたインターフェースで利用を開始することができます。

管理者が同義語(正式名称、略語など)を事前に登録したり、回答にたどり着かなかった質問を履歴管理して管理画面から回答を追加することで、ユーザーが検索を行う際に求めている検索結果のヒット率を向上させることも可能です。

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