導入事例:西部ガスホールディングス株式会社様

Microsoft 365 導入・運用支援サービス、Microsoft Intune

Microsoft 365 の導入によりコミュニケーションスピードが向上し、業務の効率化と、時間の有効活用につながりました

導入のポイント
  • グループ内のコミュニケーション強化のために『Microsoft 365』を導入
  • 『Microsoft Intune』によるスマートフォンの管理でセキュリティ対策を実現
  • SBテクノロジーの迅速な導入構築と、運用を見据えたフォローを評価
お客様名 西部ガスホールディングス株式会社
業種 電気・ガス業
企業規模 1001人~5000人
目的・課題 ワークスタイル変革 , Microsoft 365 を利用した働き方改革推進 , モバイル端末・iPad活用
キーワード 業務効率化 , Microsoft Teams , Microsoft 365(Office 365/EMS) , モバイルセキュリティ , グループウェア

抱えていた課題、解決したかったこと

2021年度予定のグループウェア移行を前倒しで導入

甲斐 芳樹 氏
西部ガスホールディングス株式会社
デジタル戦略部
企画管理グループ
甲斐 芳樹 氏

西部ガスグループは、九州北部においてガスエネルギー事業を中心に生活に欠かすことのできないライフライン事業を展開している、くらしの総合サービス企業グループである。人口減少や少子高齢化の進展、エネルギー自由化による競争環境の激化など、事業環境の変化に柔軟かつ迅速に対応していくため、2021年4月に、純粋持株会社体制に移行した。今後はより地域に根差した事業展開を行うとともに、不動産事業や国際エネルギー事業など、新たな分野での事業開拓を加速させていく予定だ。

同社では、新たなグループ体制への移行に際して、グループ内の連携強化や、コミュニケーションの効率化、働き方の柔軟性向上が求められていた。しかし、グループウェアとして利用していたオンプレミスで構築した Notes では、それらが対応できないことが課題となっていた。

「従来のグループウェアでは、当社のイントラネット環境を使用している会社しか利用できず、おおよそ44社あった連結対象会社のうち13社しか利用していませんでした。また、独自のチャット機能を使用していましたが、添付ファイルの容量制限や、受信には Web ブラウザの更新が必要であることから、急ぎの際には電話を使用するなど、メールに近い使い方となっていたことも課題でした」(甲斐氏)

さらにテレワーク環境や、Web 会議環境の整備などの必要性から、グループウェアを2、3年かけて移行する計画としていたが、新型コロナウイルスの感染拡大により、実現が急務となったことでスケジュールを変更。2020年度内での実用を目指し、選定を開始することとなった。

「テレワークにおけるコミュニケーション活性化や効率化に課題を感じていたことから、計画をかなり早める必要が出てきました」(甲斐氏)

  • 新体制下でのグループ内の連携強化、コミュニケーション強化が必要
  • 働き方の柔軟性向上のためにグループウェア整備・展開が必須


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導入の経緯

すでに導入している Microsoft 製品との連携、親和性が採用の決め手

山下 学 氏
西部ガス情報システム株式会社
ICT基盤本部
基盤管理部 基盤グループ
リーダー
山下 学 氏

グループウェアの導入にあたり、同社は当初複数のグループウェアを検討していたが、機能面の不足などから、『Microsoft 365』を含む2つの候補に絞った。

「製品選定の要件の中では Web 会議や、チャットの機能があること、スマートフォンで利用できることなどが重要でした。また、ガラパゴス携帯(ガラケー)など旧機種を回収して新たに1,000台のスマートフォンを配布予定でしたので、モバイルデバイス管理機能も必要としていました。そして、コロナ禍によってテレワーク環境の整備を急いでいたことから、迅速なプロジェクト進行を求めていました」(甲斐氏)

こうした要件をもとに、グループの ICT 環境整備を手がけている西部ガス情報システム(以下、SIS)のサポートのもと、『Microsoft 365』 の採用を決定し、構築にあたっては SBテクノロジー(以下、SBT)を含む複数のベンダーに提案依頼を行うことになった。

「すでに導入している Microsoft 製品との連携・親和性、マイクロソフト社とのサポート契約に対する評価などから、『Microsoft 365』『Microsoft Intune』の導入を2020年9月に決めました」(甲斐氏)

  • すでに導入していた Microsoft 製品との連携・親和性に着目
  • スマートフォンの一元管理、セキュリティ対策を実現できる『Microsoft Intune』を導入


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SBテクノロジーの評価ポイント

圧倒的な導入実績と、自社だけで導入構築を行えるスピード感を評価

短期間での導入を目指していた西部ガスグループが、SBT に依頼することになった最大の理由は、圧倒的な導入経験の差とスピード感にあった。

「導入件数が圧倒的に違いました。さらに、提案の際の体制表を見ると SBT は自社だけで完結していましたのでスピード感が違うと思いました。そして担当者と話しをした際も、こちらの意図を理解した的確な回答をいただけたのです。プロジェクト全体を通して、基本的にすべての要望に対してスピード感を持って対応していただき、スマートフォンの入替に関してはキャリアとの打ち合わせにも参加いただいたりと、柔軟で丁寧な対応を評価しています」(甲斐氏)

要件定義では SBT から推奨構成案を提案し、それをベースに不足分を補ったり、不要なところは費用や期間を考慮しながら削っていくなどの調整を行うことで、要件定義の期間は、約1ヶ月間で完了。

「当初は、『Microsoft 365』の導入を自社のみで行うことも検討していました。ところが、マイクロソフト社とやりとりをしているうちに、自社だけでは難しいことが分かり、望んでいる納期に向けたスピード感を確保するには導入実績のある SBT に依頼した方が、安心できると考えました」(山下氏)

2020年10月に要件定義を終え、11月から2021年2月に構築が完了した。2月後半から2,000ユーザーに導入し、『Microsoft Teams』から使い始め、3月前半には『Microsoft Outlook』も使い始めた。『Microsoft Intune』は、登録されたスマートフォンの配布時期に合わせて、3月中旬からサービスを開始した。

「SIS は、短期間での運用体制の構築も求められましたが、ユーザー登録などの作業に対応したマニュアルやコマンド集を提供してもらったので、運用も順調にできています。運用フェーズになっても困らないような配慮は助かりました」(山下氏)

  • 推奨構成案など、経験を活かした提案で要件定義は1ヶ月で完了
  • スピート感ある構築・導入で、短期間での運用開始を実現


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導入効果と今後の展望

導入により業務効率の向上、現場職の時間の有効活用につながる

4月からの新体制に合わせて本格運用が始まった『Microsoft 365』と『Microsoft Intune』。『Microsoft Teams』においては、チャットやチームの活用により、コミュニケーションスピードが上がり、導入前と比べて社内連絡の1日平均件数が2倍強に増加していることや、Web 会議を簡単に行えるようになったことで、業務効率化を実感できているという。

「チャットに通知機能がついているため、社内でのやり取りにかかる時間が短縮されていることを実感しています。また、『Microsoft Intune』でセキュリティ管理ができていることで、スマートフォンを配布している営業やガスの保安担当、登録を希望した BYOD ユーザーが、安心してスマートフォンから社内情報を閲覧できるようになりました。移動時間など、いつでも気軽に確認できることで、時間の有効活用にもつながっています」(甲斐氏)

導入から数ヶ月で、標準作成している部門のチーム以外からも毎日のようにチーム作成の申請があり、利活用が進んでいる。一方で、従来の Notes との使い勝手の違いにとまどう社員もいると考え、今後はサポート面を充実させていく予定だ。

「『Microsoft 365』は、コミュニケーション基盤として必要な機能が全て揃っていますし、『Microsoft Teams』によって働き方が変わってきたので、導入のメリットは大きかったと思います。 今後は、リンク集や Tips、研修などの発信を通して利活用を推進していこうと考えています」(甲斐氏)

現在も一部機能は Notes を利用しており、『Microsoft 365』に移行するかどうかは、今後の検討事項となっているが、目下のところはグループ会社へ『Microsoft 365』の展開を推進していく。17社については2021年度中に移行を進め、その他のグループ会社も2022年度以降に導入を進める予定である。

「SBT とはサポート契約も結びました。構築時に携わり、当社独自のポリシーを理解してもらっていますので、ポリシーの変更に対する検証などのサポート面での対応も助かっています。今後も『Microsoft 365』関連の運用や構築に携わっていただけるとスムーズに構築できるのではないかと期待しています」(山下氏)

  • コミュニケーションスピードが向上し、業務効率の向上につながる
  • 2021年度中にグループ会社17社、2022年度以降には他のグループ会社に導入を推進


SBテクノロジー株式会社(写真左)高尾 知宏、(写真右)早田 裕志
SBテクノロジー株式会社(写真左)高尾 知宏、(写真右)早田 裕志


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