導入事例:ロート製薬株式会社様

Provisioning Flow、Microsoft Teams 向け簡単導入パック、Microsoft Office 365 向け自動設定ツール

Microsoft 365 にかかわる自動設定ツールを導入したことで、ユーザー追加やチーム作成の効率化と運用負荷軽減を実現しました

導入のポイント
  • Teams を含む Microsoft 365 の各種設定の自動化により運用負荷を軽減
  • Teams のチームの乱立を防ぐとともに、セキュリティとガバナンスを強化
  • 手厚いサポートにより、迅速なシステム導入を実現
お客様名 ロート製薬株式会社
業種 製造業
企業規模 5001人以上
目的・課題 クラウド活用 , クラウドを活用した業務プロセスの改善と自動化 , ワークスタイル変革
キーワード Microsoft Teams , 業務効率化 , ワークフロー , Microsoft 365(Office 365/EMS)

抱えていた課題、解決したかったこと

Microsoft 365 の利用開始に伴い IT 部門の業務負荷増大を懸念

ロート製薬は、胃腸薬、目薬、外皮用薬(メンソレータムなど)や、「Obagi(オバジ)」「肌ラボ」などビューティー関連商品の幅広い開発を行っている大手製薬会社であり、現在は事業を世界110カ国以上に広げている。近年では、アグリ事業、食に関わる事業、最先端の医療である再生医療事業への挑戦をし、さまざまな角度から健康と美に関する取り組みを行っている。

ロート製薬では、オンプレミス環境の Exchange Server をグループウェア、Skype for Business(以下、Skype)をコミュニケーションツールとして、長年にわたり利用してきた。そうした中、両ツールのサポート終了がマイクロソフト社から発表され、新たな環境への移行を検討。結果、グループウェアも含めてクラウドの Microsoft 365 へ移行し、Microsoft Teams(以下、Teams)を利用することを決めたという。

「Microsoft 365 は2019年10月に導入しました。ただしこの時点では、Teams は利用を開始しませんでした。Teams を使い始めるために、利用方法やセキュリティなどの管理面、社内への展開方針などをしっかり時間をかけて検討しなければいけないと考えていました」(情報技術グループ)

さらに、Teams 含め Microsoft 365 の利用開始に伴い、AD へのユーザー追加や、Teams のチーム作成や管理において、新たな運用が追加されることから、IT 部門の業務負荷が高まるのではないかと懸念していた。特に Microsoft 365 のユーザー追加においては、使い慣れない PowerShell の操作をすることになるため、不安もあった。

  • Teams を利用開始するために、利用方法や管理方法、社内への展開方針の検討が必要
  • Microsoft 365 の全社展開により IT 部門の業務負荷の増加を懸念


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導入の経緯

セミナー受講をきっかけに「Provisioning Flow」の有用性を実感し、導入を決意

ロート製薬では、Teams の利用方法の検討とあわせて、運用負荷を軽減するための機能を備えたツールの検討を開始した。それと同時に SBテクノロジー(以下、SBT)が「Teams 活用セミナー」を開催していたため、情報技術グループのメンバーがそれを受講したという。

「セミナーでは、Teams の運用ノウハウや社内ルールの作り方、活用方法を SBT の社内事例を交えながら紹介されていました。その中で Teams のチーム作成をワークフローで自動化する『Provisioning Flow』を知り、サービスに興味を持ちました」(情報技術グループ)

そこで同社はすぐに SBT とコンタクトを取り、『Provisioning Flow』の検討を開始した。

「比較検討を行う中で、多機能で高額なものもありましたが、 『Provisioning Flow』は Teams の運用に必要な十分な機能がパッケージとして備わっており、イニシャルコストを抑え、短期間の導入作業で利用開始できることに魅力を感じました。当社の運用負荷を抑え、且つ、すぐに導入したいというニーズに合致していたこともあり、『Provisioning Flow』の導入を決めました」(情報技術グループ)

同社は2020年1月に『Provisioning Flow』とともに、Teams の導入を短期間で実現する『Microsoft Teams 向け簡単導入パック』を採用した。

COVID 19 の影響により2月末に急遽 Teams を全社展開することになったが、当初は情報技術グループ内で手作業でチームを作成していた。3月に『Provisioning Flow』の運用を開始したことにより設定の自動化が実現。さらに、4月には当初から Microsoft 365 のユーザー作成で懸念していた、ライセンス付与やメールボックス作成の作業を自動化する『Microsoft Office 365 向け自動設定ツール』の導入に着手し、5月には運用を開始した。

  • ワークフローを介して Teams のチーム作成やユーザー追加を自動化できる点に着目
  • Teams の運用負荷軽減に必要な機能が十分備わっていたことや、短期間で導入できることがロート製薬の要件に合致
  • Microsoft 365 のユーザー作成の運用負荷軽減のために、『Microsoft Office 365 向け自動設定ツール』を導入


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SBテクノロジーの評価ポイント

手厚い導入サポートにより、迅速なシステム導入が可能に

導入にあたり、SBT から Teams の機能や推奨設定の説明を受け、ロート製薬は Teams をどのように運用・管理したいかを検討した。

「当社の要望を SBT に伝え、『Microsoft Teams 向け簡単導入パック』で、Teams の設定から『Provisioning Flow』のワークフロー作成などの作業全てを短期間で実施してもらいました。そのほか、当社が行ったことは『Provisioning Flow』の中のどの機能を利用したいかを検討しただけでした」(情報技術グループ)

Teams と各サービスの導入は、しっかりとした体制と手順で進められ、手厚いサポートもあったことから、安心して任せることができたという。

「SBT にはサービスを運用開始できるところまでの構築プロセスを手厚くサポートしてもらいました。当社としては、SBT が提供する導入・運用支援・導入後のサポート体制をとくに高く評価しています」(情報技術グループ)

  • 『Microsoft Teams 向け簡単導入パック』により、迅速な Teams 展開を実現
  • SBT の手厚いサポートによる安心感と、導入時における作業負荷を軽減


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導入効果と今後の展望

管理者の運用負荷軽減はもちろん、利便性向上やガバナンス強化も実現

現在ロート製薬では多くの社員が Teams を含む Microsoft 365 を利用している。『Provisioning Flow』や『Microsoft Office 365 向け自動設定ツール』を導入したことにより、Microsoft 365 や Teams の設定自動化、管理者の運用負荷の軽減といった当初の狙い通りの導入効果を得られているという。

「当部門では、新システムの導入に伴う運用負荷を軽減し、その時間を他の定常業務の改善や効率化にあて、スリム化したいと考えています。その点では、今回のサービス導入により、Microsoft 365 を導入することで新たに発生したであろう運用負荷を軽減できたと考えています」

Teams ではユーザー自身がチームを簡単に作成して使うこともできるが、管理が煩雑になり、セキュリティやガバナンスの面で問題が生じる。『Provisioning Flow』を導入したことで、一定のルールで管理・統制されたチーム作成ができるようになった。さらに、チームの情報を一覧表にまとめ、年数回棚卸しを実施するという煩雑な管理業務を行う必要もなくなった。
また、設定が自動化されたことで、Microsoft 365 のユーザー追加やライセンス付与など、必要な設定を間違えることなく実施できるという仕組みが構築できた。

「当社では、ライセンス付与などの定常作業が煩雑化しており、以前は1件の作業につき5分~10分ほどかかっていました。しかし今では自動化されたことで、PowerShell を使う不安もありませんし、設定にかかる担当者の業務負荷は4分の1程度軽減されたと考えています。スムーズにサービスをユーザーに提供できているのも、導入した効果だと言えます」(情報技術グループ)

ロート製薬では今後、ユーザーに対して Teams の利用を促進するための教育活動に力を入れていく予定だ。また『Provisioning Flow』 を Teams 以外にも利用していくことを視野に入れているという。

  • 設定作業の自動化により業務負担が4分の1程度に軽減
  • Teams のチームの乱立を防ぐとともに、セキュリティやガバナンスを強化

導入効果と今後の展望

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