導入事例：キヤノンマーケティングジャパン株式会社様

キヤノンマーケティングジャパン株式会社は、世界中で幅広い事業を展開しているキヤノングループの一員として、日本国内を中心にマーケティング活動やソリューション提案を担っている。「社会・お客さまの課題を ICT と人の力で解決するプロフェッショナルな企業グループ」をビジョンに掲げ、キヤノン製品事業と IT ソリューション事業を組み合わせることで解決できる領域を広げ、「事業を通じた社会課題解決」に取り組んでいる。

同社では、もともと2種類のワークフローを使い分けていた。一つは、基幹システム登録と密接に紐付いた申請や複雑な申請のワークフローを基幹システム内で IT本部が構築。もう一つは、承認ルートがシンプルな申請を“簡易ワークフロー”という位置づけでグルーウエアのワークフローを利用するという、用途に合わせた使い分けである。しかし簡易ワークフローにおいても、作成の申請がユーザー部門からあがると IT本部での開発が必要となり、ワークフロー1本の開発に社内手続きを含め平均約4か月も要していた。作成にかかる業務負荷が高いことで、ユーザー部門からの要望に対して保留や延期が発生し、作成できるワークフローは年間多くても10種類弱に留まり、活用状況が低迷しているという課題を抱えていた。

「そのころ当社ではオンプレミスサーバーからクラウドへの転換期にあり、Microsoft 365 を導入し、Microsoft Teams（以下、Teams）の導入も進めていました。ペーパーレス化や電子承認も推進していこうとなり、簡易ワークフローをもっと簡単にユーザー部門でも作成させたい！そのような想いで簡易ワークフローの課題を解決すべく新しいシステムの検討を進めることにしました」（田中氏）

新たなワークフローの検討と Microsoft 365 の利活用のため、情報収集を開始した同社は、SBテクノロジー（以下、SBT）のセミナーに参加。

「セミナーで Microsoft 365 利活用のソリューション紹介の中にワークフローが含まれていました。Microsoft 365 上で申請業務を手軽に電子化できるという『Flow』を知って、これだ！と思いました」（山本氏）

同社は、ユーザー自身が簡単にワークフローを作成できることや、求めるレベルの機能が備わっていることを必須条件に、Flow を含めた4社のシステムの比較検討を開始した。各社からの提案のうち、SBT の提案は非常に提案内容がわかりやすかったことに加え、ワークフロー作成の容易さと、Microsoft 365 利活用促進に繋げられるサービスだと感じたという。

「こちらの理想とするスケジュール、かつ要望に最も沿った提案だったのが SBT でした。機能面においては、当社の業務と照らし合わせて移行が可能であるかを IT本部で確認し、さらにユーザー部門にも意見を聞き、検討しました。今までのワークフローシステムは、利便性を高めるためにカスタマイズして対応してきましたが、そうすることにより、保守運用の負担が大きくなるという課題を抱えていました。新しいシステムでは、製品に備わっている機能のみを活用することで、運用負荷を軽減させ、運用の標準化を進めたいと考えました。また導入前のユーザー部門への説明では Flow の利用に対してポジティブな雰囲気があり、ユーザーの心象も良かったと思います」（渡部氏）

こうして、2020年7月から Flow のトライアル利用を開始した。社内の主要なユーザー部門が試用・評価した結果、同社は Flow の導入を決断した。

「今回は簡易ワークフローに限定した導入であったため、最終的にユーザーが自分たちで簡単にワークフローを作成できるということが、導入を決めた一番のポイントでした」（山本氏）

Flow の導入をきっかけに、社内の運用フローの見直しも行った。これまではユーザー部門の要件どおりのワークフローを、IT本部で作成していた。Flow では、ワークフロー作成をユーザー部門で実施する前提としたが、事前に「部門方針との整合性チェック」、「ワークフローの乱立・重複チェック」、「ビジネスプロセス・標準デザインチェック」、「内部統制チェック」を行い、作成するルールとした。この中の 「内部統制チェック」 では、内部統制推進部門が「内部統制の文書やプロセスに影響しないか」、「承認手続きがルールや規定に則っているか」などのチェックを担い、関連業務のワークフロー化時の内部統制強化を実現した。

「簡易ワークフローなので、ワークフローの作成からリリースまでのリードタイムは短く、ユーザー自身で自由に作れるようにしたいと考えていましたが、最終的には電子承認を推進していくために必要となるチェック体制を取り入れることになりました。結果的にはコンプライアンスの観点からもこれで良かったと考えています」（田中氏）

同社はトライアル期間を経て、2020年11月に全社公開した。

「導入準備を進めている最中にコロナ禍になりました。Microsoft 365、Teams を導入済であったこともあり、テレワークへの切り換えはスムーズにいきました。そしてコロナ禍が後押したのが電子承認です。電子承認はテレワークを推進する上で、欠かすことができないツールであり、非常にいいタイミングで Flow の導入ができたと思います」（田中氏）

同社では、グループ会社を含め既に8社に Flow の導入が進んでいる。また、ほかの導入検討中の数社も近々導入する予定だという。

「現在 Flow 上で118種類のワークフローが稼働しています。組織単位では9割の部門で使用しており、1回でも使用したことがある社員は8,000名にも上ります。以前のグループウエアで稼働しているワークフローもまだ40〜50ありますが、機能や要件が複雑でないものは今後 Flow に移行する予定です」（渡部氏）

また新しく作成したいワークフローは、Flow で申請する運用にしている。その際、想定の帳票数や申請件数、申請から承認が終了するまでの想定所要時間などを記載するようにしており、ワークフロー稼働後に評価できる仕組みとなっている。導入前の意図どおり、実際のワークフロー作成のうち8割はユーザー部門で行うようになり、IT本部ではアドバイスやサポート、そしてリリース作業を行うものの、ワークフロー作成支援の負荷がかなり少なくなったという。

「ユーザー部門もワークフロー作成にだいぶ慣れてきました。早いものであればワークフローの作成からリリースまで2〜3週間で作られています。1つのワークフローのリリースまでにかかる時間の3～4割は削減できているという話もユーザー部門から聞いています。またテンプレートとして活用できるものも増えたので、より Flow の利活用が進むと思います」（渡部氏）

同社では、社内での評判の良さや導入成果をうけ、同社の顧客にも同様に活用いただけると判断し、Flow の販売店となり同製品を販売していくことを決定した。

「リモートワークが浸透していく中で、当社だけでなく国内企業全体でワークフローに対するニーズが高まっていると感じます。Flow は、そのニーズに対応できるシステムだと思っています。今後は、社内での利活用例を活かし、Flow の販売にも携わり、お客様の業務生産性向上に貢献していく予定です」（宇佐氏）