本文へ移動します

導入事例:Gcomホールディングス株式会社様

Flow、OnePortal Modern

DX 推進加速の一環として、ワークフローと社内ポータルサイトを刷新。押印廃止や情報発信ツールの一元化が実現しつつあります

事例のポイント
  • SharePoint Online 上で稼働する『Flow』『OnePortal Modern』を採用
  • シングルサインオンが可能なため、システムごとにログインし直す手間が解消
  • ワークフローは承認完了までの時間短縮だけでなく、組織変更の工数が約10分の1に
企業情報
お客様名 Gcomホールディングス株式会社
業種 IT・情報通信業
企業規模 501人~1000人
目的・課題 Microsoft 365 を利用した働き方改革推進 , クラウド活用 , 業務プロセス効率化(営業系) , ワークスタイル変革 , クラウドを活用した業務プロセスの改善と自動化 , SharePoint Online 活用
キーワード 業務効率化 , Microsoft 365(Office 365/EMS) , Microsoft Teams , ワークフロー , SharePoint Online

抱えていた課題、解決したかったこと

サーバー OS のサポート終了をきっかけにワークフローシステムを刷新

山田 太郎 氏
Gcomホールディングス
株式会社
クラウド・品質推進部
デジタルイノベーション課
高本 亮 氏

Gcomホールディングス株式会社は1971年の創立以来、50年以上にわたり地方自治体向けパッケージ製品の開発、導入支援、導入後の運用・保守などを行っている。同社は市町村の事務改善に特化した製品やサービスを提供することで「自治体 DX」「スマート自治体」の推進に取り組んでいる。また、8社のグループ会社を地域ごとに配置し、顧客に密着したサポートができる体制を敷いているのも同社の大きな特徴である。

自治体の DX を推進する同社では、自社の DX 化にも積極的に取り組んでいる。その中で課題として浮かび上がってきたのが、ワークフローシステムのリプレースであった。

「オンプレミスサーバーに、Internet Explorer からのみアクセスできるワークフローシステムを構築し使用してきましたが、サーバー OS および Internet Explorer のサポートが終了することを受けて、リプレースの必要が出てきました。また、旧ワークフローでは、申請書を Excel で作成し押印、それをさらにシステム上で回す必要があり、Excel の申請書を廃止することも見据えて新たなシステムを探し始めました」(高本氏)

その他にも、全社員に支給しているモバイルに対応していないことや、年に一度の組織変更を反映するメンテナンス作業の負荷が大きく、利用者・管理者の利便性や業務負荷にも課題があった。さらに、社内の情報共有においても課題を抱えていたことから、社内ポータルサイトの見直しも併せて行うことにしたという。

「50周年を迎えるにあたり中期経営計画の策定をしていた中で、事業部門ごとのキックオフは行っていたものの、そのほかの発信方法では社員に充分な情報共有と理解促進ができていなかったのでは、という疑問が出てきました。具体的には、社内ポータルサイトに中期経営計画のページを用意していたのですが、そのページを閲覧するには再度別サイトに入り直す必要があるため手間となり、閲覧している社員はそう多くはありませんでした。またメールやチャットを利用しても共有手段が複数あるとかえって情報が分散されて見つけづらくなってしまうという課題の解決策が必要でした」(榊原氏)

新たなワークフロー、社内ポータルサイトのシステム検討には、もともと利用していた Microsoft 365 を活用できないか検討するところから始まった。

  • 利用者、管理者の視点からも課題のあるワークフローシステムのリプレースが必要
  • 社内の情報共有と理解促進を目的に、社内ポータルサイトを見直し


事例 PDF ダウンロードはこちら

導入の経緯

課題を解決し、費用対効果を見込める『Flow』『OnePortal Modern』を導入

山田 太郎 氏
Gcomホールディングス
株式会社
コンプライアンス推進部
経理課
榊原 敬 氏

新たなシステムの導入には、どのような検討を経て決定に至ったのだろうか。

「当初、ワークフローは Microsoft 365 の標準機能を利用して構築することも考えましたが、当社の複雑な承認経路を考慮し、一から自社で作り込むのは難しいと判断しました。その頃、SBテクノロジー(以下、SBT)から Microsoft 365 を利活用できるアドオンサービスの紹介があり、その中でワークフローサービス『Flow』の提案を受け、他4社と比較しました。課題を解決できるか、費用対効果が見込めるかなどを踏まえた結果、『Flow』を採用しました」(高本氏)

「また、社内ポータルサイトに関しては、当社の人材企画課で検討しましたが、自社で構築する専門知識を持つ人材がいなかったことから、外部サービスから選定することにしました。7社ほどの中から3社まで絞りましたが、アクセスのしやすさ、SharePoint Online(以下、SharePoint)上で構築できること、費用対効果などの理由から、こちらも SBT の『OnePortal Modern』に決めました」(榊原氏)

こうして『Flow』および『OnePortal Modern』の導入が決まり、それぞれトライアル期間を経て、全社展開することになった。

  • ワークフローも社内ポータルサイトも自社での構築は難しいと判断し、外部サービスを検討
  • すでに導入していた Microsoft 365 の活用に着目


事例 PDF ダウンロードはこちら

『Flow』および『OnePortal Modern』の評価ポイント

シングルサインオンが可能となり、これまでのシステムごとにログインし直す手間が解消

『Flow』および『OnePortal Modern』導入の決め手となったのは、Microsoft 365 との親和性も大きなポイントとなった。

「どちらも SharePoint 上に構築するため、シングルサインオンが可能となり、これまでのシステムごとにログインし直す手間を解消できること、導入済みの Microsoft 365 のセキュリティポリシーをそのまま踏襲できることが大きな決め手でした。ワークフローについては、ブラウザ上だけで完結できるので利便性の向上が期待できましたし、導入後に社員からも使いやすくなったという声を聞いています」(高本氏)

「社内ポータルサイトで特に評価したのは、当社のコミュニケーションツールの中心となりつつある Microsoft Teams(以下、Teams)と連携できることです。他社の提案にはなかったのですが、そこを軸にすることでアクセスしやすくなりますし、Teams への通知機能なども有効活用できると考えました」(榊原氏)

他にも『OnePortal Modern』の独自機能を一通り試してみたところ、カテゴリ別に表示をタブで切り替えれる機能や、画像スライダーを利用して際立たせる機能なども好評だったという。

  • Teams でのコミュニケーションが活性化している中、Teams と社内ポータルサイトが連携できる点を評価
  • ブラウザ上だけで完結できることでワークフローの利便性向上を期待


事例 PDF ダウンロードはこちら

導入効果と今後の展望

社内の DX 推進の一環を実現でき、今後も加速する DX 化への活用も期待

旧ワークフローシステム上の申請書に関しては、ほぼ全てが『Flow』で運用できるようになり、Excel の申請書と紙への押印が廃止できたことで、社内 DX の推進に繋がったという。

「紙をなくしシステム上で完結できるようになり、申請から承認完了までの時間は確実にスピードアップしています。また、年度ごとに発生する大掛かりな組織変更への対応は、旧ワークフローでは手作業で承認者の割り当てなどを行っていた関係で2名体制で96時間も要していた作業が約10時間まで減り、かなりの工数削減を実現しています」(高本氏)

『OnePortal Modern』による社内ポータルサイトは、コンテンツをより充実させるべく取り組んでいる半ばではあるが、リプレース前に比べて、情報発信の場として浸透しつつある。

「旧社内ポータルサイトでは、アクセスした社員数は1ヶ月で120名程度でしたが、現在では1ヶ月で380名程がアクセスしていて、3倍に増えました。ただ社員は全体で約600名いるので、まだまだ認知向上を図る必要がありますが、情報発信を行った日には閲覧数が集中し、多いと1,000を超えることから、情報発信の場としては認知が広がりつつあると感じています。今後は各部門からも情報発信ができるような仕組みも考えています」(榊原氏)

現在は、わずかながらまだ Excel での申請書が残るワークフローを『Flow』で運用できるよう検討しているとのことだが、加速する社内の DX 推進に今後も取り組んでいく予定だという。

「今回の、紙のワークフローへの押印を廃止することなども DX 推進の一環でしたが、今後も Teams や SharePoint のさらなる活用が必要となります。SBT の提案、サポートには今後も期待しています」(高本氏)

  • 年度ごとに発生する大掛かりな組織変更をワークフローへ反映するための作業工数が約10分の1に
  • 社内ポータルサイトへアクセスする社員数が約3倍に増え、認知拡大を実現


SBテクノロジー株式会社(写真中央)早田 裕志
SBテクノロジー株式会社(写真中央)早田 裕志

この導入事例のPDF

事例PDFダウンロード

導入サービス

導入事例に関するお問い合わせ

本事例に関するお問い合わせ、ご不明点など
お気軽にご相談ください。

関連する導入事例

他の事例を探す

導入事例に関するお問い合わせ

本事例に関するお問い合わせ、ご不明点などお気軽にご相談ください。