導入事例：Gcomホールディングス株式会社様

Gcomホールディングス株式会社は1971年の創立以来、50年以上にわたり地方自治体向けパッケージ製品の開発、導入支援、導入後の運用・保守などを行っている。同社は市町村の事務改善に特化した製品やサービスを提供することで「自治体 DX」「スマート自治体」の推進に取り組んでいる。また、8社のグループ会社を地域ごとに配置し、顧客に密着したサポートができる体制を敷いているのも同社の大きな特徴である。

自治体の DX を推進する同社では、自社の DX 化にも積極的に取り組んでいる。その中で課題として浮かび上がってきたのが、ワークフローシステムのリプレースであった。

「オンプレミスサーバーに、Internet Explorer からのみアクセスできるワークフローシステムを構築し使用してきましたが、サーバー OS および Internet Explorer のサポートが終了することを受けて、リプレースの必要が出てきました。また、旧ワークフローでは、申請書を Excel で作成し押印、それをさらにシステム上で回す必要があり、Excel の申請書を廃止することも見据えて新たなシステムを探し始めました」（高本氏）

その他にも、全社員に支給しているモバイルに対応していないことや、年に一度の組織変更を反映するメンテナンス作業の負荷が大きく、利用者・管理者の利便性や業務負荷にも課題があった。さらに、社内の情報共有においても課題を抱えていたことから、社内ポータルサイトの見直しも併せて行うことにしたという。

「50周年を迎えるにあたり中期経営計画の策定をしていた中で、事業部門ごとのキックオフは行っていたものの、そのほかの発信方法では社員に充分な情報共有と理解促進ができていなかったのでは、という疑問が出てきました。具体的には、社内ポータルサイトに中期経営計画のページを用意していたのですが、そのページを閲覧するには再度別サイトに入り直す必要があるため手間となり、閲覧している社員はそう多くはありませんでした。またメールやチャットを利用しても共有手段が複数あるとかえって情報が分散されて見つけづらくなってしまうという課題の解決策が必要でした」（榊原氏）

新たなワークフロー、社内ポータルサイトのシステム検討には、もともと利用していた Microsoft 365 を活用できないか検討するところから始まった。

新たなシステムの導入には、どのような検討を経て決定に至ったのだろうか。

「当初、ワークフローは Microsoft 365 の標準機能を利用して構築することも考えましたが、当社の複雑な承認経路を考慮し、一から自社で作り込むのは難しいと判断しました。その頃、SBテクノロジー（以下、SBT）から Microsoft 365 を利活用できるアドオンサービスの紹介があり、その中でワークフローサービス『Flow』の提案を受け、他4社と比較しました。課題を解決できるか、費用対効果が見込めるかなどを踏まえた結果、『Flow』を採用しました」（高本氏）

「また、社内ポータルサイトに関しては、当社の人材企画課で検討しましたが、自社で構築する専門知識を持つ人材がいなかったことから、外部サービスから選定することにしました。7社ほどの中から3社まで絞りましたが、アクセスのしやすさ、SharePoint Online（以下、SharePoint）上で構築できること、費用対効果などの理由から、こちらも SBT の『OnePortal Modern』に決めました」（榊原氏）

こうして『Flow』および『OnePortal Modern』の導入が決まり、それぞれトライアル期間を経て、全社展開することになった。