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Box の運用を効率化する Provisioning Flow 新機能の3つの特長

牧田 耕一郎

こんにちは。SBテクノロジー の牧田です。

2021年10月、当社がご提供するクラウド運用自動化ソリューション Provisioning Flow において、新しく Box 管理機能をリリースしました。

クラウドストレージの Box は、エンタープライズ企業が必要とするきめ細やかな権限管理や、無制限のストレージ提供が特徴です。昨今、Microsoft 365 と組み合わせた利用も増えており、当社も数多くの Box の導入や活用支援に携わらせていただいております。

本ブログでは、Box の運用における課題と Provisioning Flow の Box 管理機能についてご紹介したいと思います。

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Box の仕組みと運用の課題

Box では、第1階層にフォルダを作成したら、その配下にユーザーが利用するフォルダを作成します。
その際、アクセス権を振り分けますが、アクセス権を持つユーザーはコラボレータと呼ばれ、アクセス権限は上位フォルダから継承される仕組となっています。

ここでは、Box の運用方式に大きくどのようなものがあるのかを見て行きましょう。

Boxの仕組み

運用方式は大きく二つ

Boxのフォルダ運用には、大きく次の二つの方式があります。

  • オープンフォルダ分類法
  • クローズドフォルダ分類法

オープンフォルダ分類法は、全てのユーザーが第1階層のフォルダを作成できる方式です。
この方式では、ユーザーが自由にフォルダを構成できるため、利活用が進む反面、フォルダの乱立やコンテンツ管理が甘くなることが課題となります。

クローズドフォルダ分類法は、管理者のみが第1階層のフォルダを作成できる方式です。
ユーザー数が多いエンタープライズ企業や、よりコンテンツの管理を強化したい、機密情報を扱う企業様の場合、このクローズドフォルダ分類法が採用されることが一般的となります。

しかし、このクローズドフォルダ分類法にも多くの課題が生まれます。

クローズドフォルダ分類法の課題

クローズドフォルダ分類法を採用した場合、以下のように主に払い出し運用による負荷が課題となってきます。

  1. ユーザーからのフォルダ払い出しの申請に対して、IT 部門の払い出しの作業負荷が非常に増える
  2. 作業負荷が増えた結果、払い出しまでのリードタイムが増える

クラウドサービスであるにも関わらず、すぐに使い始められない場合、ユーザーの不満がたまり、利活用の低下や現場で勝手に別サービスを使い始めるといった事態になりかねません。

大手企業 A 社の例

当社が Box 導入を支援している企業様の中にも、先述の課題を抱えているお客様が数多くいらっしゃいます。

とある大手企業 A 社では、クローズドフォルダ分類法を採用しています。
ユーザーが Excel の申請書をメールで送信し、IT 部門が内容を確認したら、手作業でフォルダの作成や外部ユーザーの招待を行っています。

A 社 では Box 利用が浸透する一方、最近では月に150件もの申請処理を手動で行うため、IT 部門の負荷が高まり本来の業務に支障をきたしているとのことです。

A社の事例と課題
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Provisioning Flow の Box 管理機能

Provisioning Flow は、Office 365 や、Office 365 と関連してよく使われるクラウドサービスの各種リソースの払い出しを、ワークフローを通じて自動化するサービスです。

Provisioning Flow では、ユーザーが事前に登録された申請書でリソースの払い出し・設定変更を申請すると、システムが自動で設定を行います。
ワークフローの申請承認によりルールに基づいた運用を実現し、自動設定により管理者の手作業の負荷やミスを軽減することが可能となります。

2021年10月より提供を開始した、Provisioning Flow の Box 管理機能は、運用負荷となりがちなフォルダ払い出しや変更、コラボレータ付与、ユーザー登録といった機能を揃えています。

Provisioning Flow管理機能
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3つの特長

Provisioning Flow の Box 管理機能の3つの特長をご紹介します。

  1. かんたんワークフロー
    Provisioning Flow では、SharePoint Online をベースとした独自のワークフローの仕組みを提供しています。
    多段階の承認ステップ、合議承認・代議承認など、日本企業が必要とする機能を提供しながら、プログラミング不要で画面上だけで簡単にワークフローが作成管理できます。
  2. Box の設定を自動化
    Provisioning Flowでは、承認された申請に基づいて自動で設定が実行されます。
    承認がおこなわれると、フォルダが作成され、指定されたコラボレータの付与が実行されます。設定が完了するとユーザーに自動通知するので、すぐにフォルダを利用開始することが可能です。
  3. 外部ユーザーの権限チェックが可能
    Box は社内だけでなく、社外のユーザーを招待して、情報共有することが可能です。
    非常に便利な機能である一方、外部ユーザーを簡単に呼べてしまうと、意図しない情報漏洩につながりかねません。
    その点、Provisioning Flow では、Box の外部ユーザーの招待にも対応しています。
    ワークフローにより、しかるべき承認者のチェックを挟んだ上で、自動で外部ユーザーを招待することが可能です。
Provisioning Flow の Box 管理機能 3つの特徴
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さいごに

いかがでしたでしょうか。
Box は非常に高機能で柔軟なサービスである反面、意図しないアクセス権の付与やフォルダの乱立など、運用において多くの考慮が求められるサービスです。Provisioning Flow は、Box 運用を効率化しながら、このような課題を解決できる強力なソリューションとなっています。

今回ご紹介した Provisioning Flow の Box 管理機能や、Office 365 の詳細についてはお気軽にお問合せ下さい。
最後までお読みいただきありがとうございました。

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