| お客様名 | ヤフー株式会社 |
|---|---|
| 業種 | IT・情報通信業 |
| 企業規模 | 5001人以上 |
| 目的・課題 | Microsoft 365 を利用した働き方改革推進 , クラウド活用 , 業務プロセス効率化（営業系） , SharePoint Online 活用 |
| キーワード | 業務効率化 , Microsoft 365（Office 365/EMS） , SharePoint Online |
膨大な情報の中から、必要な情報・最新の情報を探すことが困難
ヤフー株式会社は、インターネット上の広告事業、Eコマース事業、会員サービス事業、の3つの柱をメインに展開しており、1996年4月に国内初の商用検索サイト「Yahoo! JAPAN」を開始以来、「Yahoo!天気情報」「Yahoo!ニュース」など、約100のメディアサービスを運営。また、約9割の従業員のリモートワーク実施や、全面オンラインでの採用活動など時間と場所に捉われない「新しい働き方」の取り組みを進めている｡
同社のMS統括本部はインターネット上の広告事業を担っており、広告主、広告代理店などへさまざまなサービスを提供し、情報発信を行っている｡豊富なラインアップが揃うサービスの情報共有を製品部門など情報発信の主体となる部門から営業部門へ橋渡しできるポータルサイトは必要不可欠となる。
これまで全社で使用を推奨されているポータルサイトのツールを利用して、同統括本部の約800名に向けて情報発信を行っていた。営業部門がお客様からのお問い合わせに迅速に対応できるよう情報を網羅すべく、プロダクトのリリース情報、勉強会/説明会のアーカイブ、注力施策、イベント情報などを更新。情報の探しやすさに重点を置いていたが、販売する商材の増加に伴い、膨大な新情報が日々追加されていく状態を課題と感じていた。
営業部門にヒアリングを行った結果、最新の情報がどれか判別がつかない、重要な情報が何か把握しづらいなどの意見が上がってきた。また、売上管理、商談情報の管理は別のツールを使用しており、それぞれの入口が纏まっていないことや、各部門が各自のルールで情報発信していることでも必要な情報を探す手間が課題となっていた。
「まずは既存のポータルサイトに、各ツールへの入口や情報を一元化しました。しかし、膨大な情報量を掲載しながら、分かりやすさ・探しやすさを実現するためには、これまでのテキスト形式ではなく、デザイン性の強化が必要であると考えました。そこで課題となったのは、既存のポータルサイトでデザインを改善し動的な表現を取り入れるためには Web の専門的な言語が必要になることでした。われわれ営業推進本部内では専門知識を持つ人材がいなかったのです」（栢原氏）
課題解決に向けて、専門知識な知識・経験が無くても、簡単な作業で動的なデザインを作成できるポータルサイトへの一新を目指すことが決定した。
独自システムおよびセキュリティ要件を満たす提案、情報システム部門との調整を評価
新たなポータルサイトの構築にあたり同社ではさまざな可能性を探った。既存ポータルサイトの外注、新しいツールを導入したうえでの内製、もしくは外注などの比較検討を経て、SharePoint Online と SBテクノロジー（以下、SBT）の独自サービスである『OnePortal Modern』の組み合わせでポータルサイト構築を進めることを決めた｡
検討段階では3社からの提案を受けていたが、同社システム上の要件、セキュリティ上の要件を満たすことが必須条件だったため、情報システム部門への確認や調整を行った結果、要件を満たすことができる SBT の選定に至った。
「情報システム部門から提示された要件に対して一緒に解決してくれたところ、われわれが求めている要件を提案してくれたことが SBT を選んだ理由のひとつでした｡当社でも前例のない高いハードルに対して一緒に取り組んでくれました」（栢原氏）
今後の独自機能拡充への期待感も後押しとなり2020年10月からスタートした導入プロジェクトは、2021年3月に構築が始まり、7月1日から利用を開始した｡
豊富なパーツで簡単に更新可能、かつ必要に応じて見栄えを最適化できる
既に Microsoft 365 のライセンスを契約しており SharePoint Online をすぐに導入できること、そして SBT 独自パーツの豊富さが評価ポイントとなった。
「『OnePortal Modern』は、SharePoint Online 標準の Web パーツに加えて、画像スライダーやタブ型表示などの SBT の独自パーツによって、見栄えを最適化するための選択肢が豊富にあります。ファーストビューで多くの情報を得たいという意見があったのですが、横長のバナーをスライダー形式にしたことで、効果的に多くの情報を見せられるようになりました」（宮村氏）
タブ型表示については、スペースの節約ができること、ニュース情報などカテゴリ別で纏めることによって、情報を探す効率化に繋がっているという。また、デザイン性の高いポータルサイトを簡単に更新できるかどうかも選定において重要視していた。
「Web の専門的な言語を使用せず更新できることで、現在の運用では専門的な知識や経験がない他の部門メンバーに更新の作業を担当してもらえています」（栢原氏）
導入後は、『OnePortal Modern』に含まれている解析ツールによって、アクセス状況の把握、部署毎の閲覧状況を確認しながら、PDCA をまわしてコンテンツの充実を図るなどの改善活動を行っている。
情報を整理し視覚的に分かりやすく見せることによって、探しやすいポータルサイトが実現
『OnePortal Modern』で構築したポータルサイトを活用することで、情報が整理され、メリハリと動きがある見せ方ができるようになったという｡勉強会/説明会のアーカイブ、提案資料、販促資料などをプロダクト別の一覧で集約したり、各部門が発信している新着情報を纏めて見せることもできるようになるなど、情報の整理、コンテンツの充実を図れている。
また、新たに始めたニュース番組風の動画掲載は、リモートワーク中心の働き方でも社内の繋がりを感じられるコンテンツとして好評を得ている。営業部門からは、今までは膨大なブックマークからアクセスし、さらに必要な情報がどのページにあるか、情報や資料が最新かどうか確認していたが、現在はその手間が削減できている、などの声が寄せられているという｡
「必要な情報にアクセスしやすくなったことで、既存のポータルサイトと比べると、アクセス数は2倍になりました。約9割の営業部門の方がポータルサイトを閲覧していることが解析ツールで確認できているので、認知度・満足度ともに導入半年での目標は達成できていると考えています」（栢原氏）
今回のプロジェクトを通して、他部門と横断的に情報共有における認識統一が図れるようになり、各部門が各自のルールで情報発信していた状況の改善にも繋がったという。
今後は、継続利用や比較的利用の機会が少ない部門でも活用してもらえるように、コンテンツの作成や変更、周知活動などに取り組んでいく予定だ。
「本部、部署での閲覧の割合を追っていて、部署ごとの傾向を見ています｡周知が足りないのか、コンテンツが足りないのかを分析し、各部の傾向をふまえて更新、改良を行っています」（栢原氏）
「利用者の満足度を高めていくことが、今回の取り組みのメインになります｡今後は、営業部門が必要とする情報を探しやすくすることで、営業時間の創出ができているかという観点からも、効果を測っていきたいと考えています」（宮村氏）
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clouXion（クラウジョン）
clouXion（クラウジョン）は、クラウドの力でワークスタイル変革やビジネスモデル変革を促進するソリューションの総称です。Microsoft 365 をはじめとする各種クラウドサービスの利活用を促進します。
OnePortal Modern
OnePortal Modern は、SharePoint Online 上で稼働する SaaS 型のポータルサービスです。社内ポータル上での情報の利活用を促進する独自の Web パーツを提供し、社内ポータル運用を活性化させます。SharePoint だけでなく Teams アプリとして PC、モバイルからもアクセス可能です。
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